เทมเพลตเอกสารกระบวนการเดียวที่คุณต้องการ

หากคุณกำลังดิ้นรนกับการสร้างเทมเพลตเอกสารกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว!

ในโพสต์นี้ ฉันจะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนทั้งหมดที่คุณต้องมีในการออกแบบเทมเพลตเอกสารประกอบกระบวนการ

ฉันจะมอบเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับงานให้คุณด้วย

คุณพร้อมไหม?

วิธีนำเข้าบุ๊กมาร์กจาก Edge ไปยัง Chrome

เทมเพลตเอกสารกระบวนการที่ดีที่สุด

ด้านล่างนี้คุณจะพบเทมเพลตเอกสารกระบวนการ 3 แบบเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้:

เทมเพลตเอกสารกระบวนการ

เทมเพลตเอกสารเกี่ยวกับกระบวนการทั่วไปนี้เป็นเครื่องมืออันทรงคุณค่าที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างเอกสารกระบวนการที่ชัดเจนและกระชับ

เทมเพลตช่วยระบุขอบเขต ขั้นตอน และขอบเขตของกระบวนการ ช่วยให้คุณสามารถกำหนดกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยความช่วยเหลือของการแสดงภาพ เช่น แผนที่กระบวนการและผังงาน ช่วยให้เข้าใจลำดับของงานกระบวนการ รวมถึงอินพุตและเอาต์พุตที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น

รายการตรวจสอบเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล

เวิร์กโฟลว์เอกสารนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการจัดการกระบวนการทรัพยากรบุคคลที่สำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ

โดยนำเสนอแนวทางที่ครอบคลุมและเป็นระบบในการจัดทำเอกสารและจัดระเบียบเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่จำเป็น ทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงและบำรุงรักษาข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย

ด้วยเทมเพลตนี้ ทีม HR สามารถร่างและติดตามกระบวนการ HR ที่สำคัญได้ เช่น การสรรหาบุคลากรและการเริ่มต้นใช้งาน การประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน การอัปเดตนโยบาย และการเก็บบันทึก

ด้วยการจัดทำเอกสารกระบวนการเหล่านี้ องค์กรสามารถรับประกันความสม่ำเสมอและโปร่งใส ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือการกำกับดูแล

รายการตรวจสอบประกอบด้วยส่วนเฉพาะสำหรับกระบวนการ HR แต่ละกระบวนการ ซึ่งเป็นรูปแบบที่มีโครงสร้างสำหรับการบันทึกรายละเอียดที่สำคัญ

โดยจะแจ้งให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลสำคัญ เช่น วันที่ ผู้รับผิดชอบ และเอกสารแนบที่จำเป็นหรือเอกสารประกอบ

ด้วยรายละเอียดระดับนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสามารถรักษาบันทึกที่ถูกต้องและทันสมัย ​​ซึ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามกฎหมาย การตรวจสอบ และการจัดการทรัพยากรบุคคลโดยรวม

รายการตรวจสอบเอกสารการจัดการโครงการ

เทมเพลตนี้แสดงรายการเอกสารสำคัญที่ครอบคลุมซึ่งจำเป็นต้องสร้างและบำรุงรักษาตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ทางลัดสำหรับภาพหน้าจอพีซี

ด้วยรายการตรวจสอบนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารโครงการที่จำเป็นทั้งหมดได้รับการลงบัญชีและจัดระเบียบอย่างเหมาะสม

ประกอบด้วยส่วนต่างๆ สำหรับการเริ่มต้นโครงการ การวางแผน การดำเนินการ การติดตามและการควบคุม และการปิดโครงการ แต่ละส่วนประกอบด้วยรายการย่อยของเอกสารเฉพาะที่ควรสร้างและจัดการในระหว่างระยะของโครงการ

รายการตรวจสอบยังให้คำอธิบายและคำอธิบายสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ ทำให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจวัตถุประสงค์และความสำคัญของเอกสารเหล่านั้นได้ง่าย

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับมือใหม่ในการจัดการโครงการหรือสำหรับทีมที่ต้องการปรับปรุงแนวปฏิบัติด้านเอกสารของพวกเขา

เทมเพลตเอกสารกระบวนการคืออะไร?

เทมเพลตเอกสารประกอบกระบวนการเป็นคู่มือที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าเพื่อสร้างเอกสารโดยละเอียดโดยสรุปขั้นตอนกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเฉพาะ

โดยทั่วไปเทมเพลตเอกสารกระบวนการจะมีรูปแบบที่สอดคล้องกันสำหรับการรวบรวมและการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการ

สามารถใช้เพื่อสร้างเอกสารกระบวนการประเภทต่างๆ เช่น:

• ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)
• คำแนะนำในการทำงาน
• ประมวลผลแผนที่
• ผังงาน
• รายการตรวจสอบ

การใช้เทมเพลตเอกสารประกอบกระบวนการจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าจะไม่มองข้ามรายละเอียดที่สำคัญ และเอกสารนี้สามารถเข้าใจได้ง่ายสำหรับทั้งทีม

นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการโดยจัดให้มีวิธีการมาตรฐานสำหรับการจัดทำเอกสาร การวิเคราะห์ และปรับปรุงกระบวนการ

เหตุใดคุณจึงต้องมีเทมเพลตเอกสารกระบวนการ

มีสาเหตุหลายประการที่คุณต้องการ เอกสารกระบวนการ แม่แบบ โดยสรุป พวกเขาจะ:

1. จัดให้มีรูปแบบที่สอดคล้องกันสำหรับ กระบวนการจัดทำเอกสาร
2. ช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจข้อมูลที่นำเสนอได้ง่ายขึ้น
3. ประหยัดเวลาและความพยายามโดยจัดเตรียมโครงสร้างที่ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่กระบวนการได้
4. มาเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ดีเยี่ยมในการถ่ายทอดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับกระบวนการต่างๆ
5. ใช้สำหรับพนักงานใหม่และเพื่อส่งมอบการฝึกอบรมทบทวนความรู้แก่พนักงานที่มีอยู่
6. ช่วยในการระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงในกระบวนการ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เทมเพลตเอกสารกระบวนการจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและงานของคุณมีโครงสร้างมากขึ้น

ตัวอย่างเทมเพลตเอกสารกระบวนการ

มี เทมเพลตต่างๆ ประเภทที่พร้อมใช้งานสำหรับการสร้างเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ คุณอาจต้องเลือกหลายรายการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด แต่ท้ายที่สุดแล้วสิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับธุรกิจและขนาดของคุณ

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

เทมเพลตขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)

บริษัทต่างๆ ใช้เทมเพลตนี้กันอย่างแพร่หลายในการสร้างเอกสารกระบวนการและกระบวนการทางธุรกิจ

โดยทั่วไปจะประกอบด้วยส่วนต่างๆ สำหรับ:

• อินพุตกระบวนการ
• ผลลัพธ์ของกระบวนการ
• ความรับผิดชอบ
• ขั้นตอน
• อ้างอิง

เทมเพลตผังงาน

ผังงานคือการแสดงกระบวนการหรือเวิร์กโฟลว์ในรูปแบบกราฟิก

โดยจะแสดงขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง จุดตัดสินใจ และการไหลของข้อมูล คุณสามารถใช้เทมเพลตผังงานเพื่อสร้างการแสดงกระบวนการด้วยภาพได้

เทมเพลตรายการตรวจสอบ

รายการตรวจสอบเป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ใช้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดในกระบวนการ

คุณสามารถสร้างรายการงาน ขั้นตอน หรือข้อกำหนดที่ต้องทำให้เสร็จสิ้นได้

คุณจะทำซ้ำหน้าด้วยคำได้อย่างไร

เทมเพลตไดอะแกรม Swimlane

ผังงานประเภทนี้แสดงปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมหรือบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ

โดยจะแสดงภาพการมอบหมาย ความรับผิดชอบ และช่องทางการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ

เทมเพลตการแมปกระบวนการ

แผนผังกระบวนการแสดงการไหลของข้อมูลและกิจกรรม ใช้เพื่อระบุพื้นที่ของการปรับปรุง ปัญหาคอขวด และความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการ

ขั้นตอนสำหรับการสร้างเท็มเพลตเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

เนื่องจากทุกธุรกิจมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและดำเนินธุรกิจในรูปแบบที่แตกต่างกัน จึงไม่มีวิธีใดที่จะสามารถสร้างเทมเพลตเอกสารกระบวนการได้ขนาดเดียว

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์

ขั้นแรก ระบุวัตถุประสงค์ของเทมเพลต

เซสชันระดมความคิดมีประโยชน์ที่นี่เพื่อพิจารณาว่าคุณต้องสร้างเอกสารกระบวนการประเภทใด และข้อมูลใดที่คุณควรรวมไว้ด้วย

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างเทมเพลต SOP คุณอาจต้องรวมส่วนต่างๆ สำหรับ:

• วัตถุประสงค์
• ขอบเขต
• ความรับผิดชอบ
• ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดโครงสร้าง

เมื่อคุณระบุวัตถุประสงค์แล้ว ให้กำหนดโครงสร้างของเทมเพลต

ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการสรุปส่วนต่างๆ และส่วนย่อย การกำหนดลำดับที่จะปรากฏ และการตัดสินใจระดับรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับแต่ละส่วน

ขั้นตอนที่ 3: ออกแบบเทมเพลต

ต่อไป ให้ออกแบบเทมเพลต

คุณสามารถใช้ Microsoft Word หรือ Google Docs หรือเครื่องมือเอกสารกระบวนการพิเศษได้ ใช้แบบอักษร สี และการจัดรูปแบบเพื่อทำให้เทมเพลตอ่านง่ายและดึงดูดสายตา

ขั้นตอนที่ 4: รวมตัวยึดตำแหน่ง

รวมตัวยึดตำแหน่งสำหรับข้อมูลใดๆ ที่จะเฉพาะเจาะจงกับกระบวนการที่กำลังจัดทำเอกสาร

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างเทมเพลต SOP คุณอาจต้องรวมตัวยึดตำแหน่งสำหรับชื่อของกระบวนการ ผู้รับผิดชอบ และขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบเทมเพลต

เมื่อออกแบบเทมเพลตแล้ว ให้ทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้และใช้งานง่าย

พิจารณาให้บุคคลที่ไม่คุ้นเคยกับเอกสารประกอบกระบวนการตรวจสอบเทมเพลตและให้คำติชม

ขั้นตอนที่ 6: แก้ไขเทมเพลต

ตามคำติชมที่คุณได้รับ ให้แก้ไขเทมเพลตตามที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงการใช้งานและประสิทธิผล

ขั้นตอนที่ 7: แจกจ่ายเทมเพลต

สุดท้าย แจกจ่ายเทมเพลตให้กับผู้ที่จะใช้เทมเพลตนี้เพื่อจัดทำเอกสารกระบวนการ ให้การฝึกอบรมหรือการสนับสนุนตามความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้เทมเพลตอย่างถูกต้อง

ซอฟต์แวร์เทมเพลตเอกสารกระบวนการ

ถนนกระบวนการ

Process Street เป็นแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งและอเนกประสงค์ เป็นซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการที่ช่วยให้คุณสามารถสร้าง ติดตาม และจัดการกระบวนการต่างๆ ได้

เครื่องมือบนคลาวด์นี้มีเทมเพลตและคุณสมบัติที่หลากหลาย รวมถึงรายการตรวจสอบ เวิร์กโฟลว์ และการผสานรวมกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ

ไมโครซอฟต์ เวิร์ด

ที่รู้จักและเป็นที่รัก ไมโครซอฟต์ เวิร์ด เป็นซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างเทมเพลตเอกสารกระบวนการ

MS Word มีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลายและผู้ใช้ส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงได้

วิธีทำการ์ดขนาด 3x5 ใน word

Google Docs

อย่าประมาทคนดีคนเดิม Google Docs -

แม้ว่าจะฟรี แต่ก็มีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมาย เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับผู้ใช้หลายคน

มันมีคุณสมบัติหลายอย่างเช่นเดียวกับ Microsoft Word และสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใด ๆ ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

เทมเพลตเอกสารกระบวนการเป็นสิ่งที่ต้องมี!

ถึงตอนนี้ คุณคงมีความเข้าใจเป็นอย่างดีเกี่ยวกับเทมเพลตเอกสารกระบวนการ และเหตุผลที่คุณต้องการเทมเพลตเหล่านั้น

แต่ขอย้ำอีกครั้งว่าเทมเพลตเอกสารกระบวนการถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ โดยจะทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับทีมของคุณ และช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดทั่วทั้งบริษัทของคุณได้อย่างง่ายดาย

เพียงอย่าลืมเลือกซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการของคุณอย่างชาญฉลาด!