เวิร์กโฟลว์คืออะไร? คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นสู่การจัดการเวิร์กโฟลว์

หากคุณดูที่หน้าแรกของ Google ว่าเวิร์กโฟลว์คืออะไร ผลลัพธ์แรกคือคำจำกัดความของพจนานุกรมอย่างแท้จริง

ลำดับของกระบวนการทางอุตสาหกรรม การบริหาร หรือกระบวนการอื่น ๆ ที่ชิ้นงานผ่านจากจุดเริ่มต้นไปสู่ความสำเร็จ

ถ้าอย่างนั้นคุณก็จะได้คำจำกัดความของ Kissflow ซึ่งไม่ชัดเจนกว่านี้:

ลำดับงานที่ประมวลผลข้อมูลผ่านเส้นทางเฉพาะตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเสร็จสิ้น

แล้วก็มีหน้านี้ และเราจะกำหนดขั้นตอนการทำงานได้อย่างไร?

วิธีลบออกจากเอกสาร word

ขั้นตอนการทำงานคือวิธีที่คุณทำงานให้สำเร็จ

ตอนนี้เรากำลังไปที่ไหนสักแห่ง

ขั้นตอนการทำงานคืออะไร?

เวิร์กโฟลว์คือชุดของขั้นตอนที่ต้องทำให้เสร็จสิ้นในกระบวนการ

คิดตามตัวอักษรว่าเป็นงานที่ไหลจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่ง ไม่ว่าจะผ่านเพื่อนร่วมงาน เครื่องมือ หรือกระบวนการอื่นก็ตาม คุณสามารถดำเนินการขั้นตอนการทำงานทั้งหมดเพียงอย่างเดียว (เช่น การเขียน แก้ไข และเผยแพร่โพสต์บนบล็อก) หรืออาจเกี่ยวข้องกับคนหลายคนก็ได้ (เช่น การออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า)

เหตุใดขั้นตอนการทำงานจึงมีความสำคัญ

สำหรับธุรกิจ ขั้นตอนการทำงานอาจมีความซับซ้อนอย่างมาก

นึกถึงกระบวนการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานของคุณ หน่วยงานต่างๆ หลายแห่งต้องประสานงานเพื่อให้กระบวนการดังกล่าวเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง นอกจากการสูญเสียความสามารถใหม่ของคุณแล้ว การเริ่มต้นใช้งานที่ไม่ดียังนำไปสู่ปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ร้ายแรงอีกด้วย

ในระดับนี้พวกเขาจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบ จัดการ และเพิ่มประสิทธิภาพอย่างเหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์และกระบวนการคืออะไร?

ขั้นตอนการทำงาน และ กระบวนการ มักจะถูกใช้สลับกัน เมื่อพิจารณาว่าพวกมันมักจะมาเป็นชุดที่เข้ากันนี่ก็เข้าใจได้

รูปภาพด้านบนแสดงความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเวิร์กโฟลว์และกระบวนการ แต่ประเด็นหลักคือ:

ก กระบวนการ เป็นวิธีการที่ใช้ ดำเนินการ ลำดับของ กิจกรรม -

ก ขั้นตอนการทำงาน คือ เครื่องมือ เคย อำนวยความสะดวกแก่วิธีการนั้น -

หากเรากลับไปที่ตัวอย่างการเริ่มต้นพนักงาน กระบวนการทั้งหมดเป็นขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องดำเนินการ เช่น:

• เอกสารกรอกเรียบร้อยแล้ว
• ตั้งค่าเวิร์กสเตชันแล้ว
• การฝึกอบรม

ขั้นตอนการทำงานจะแสดงขั้นตอนเหล่านั้นในโครงสร้างที่ชัดเจน ดังนั้นจึงง่ายต่อการเห็นภาพว่าจะต้องทำอะไรในไดอะแกรมหรือรายการตรวจสอบ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเวิร์กโฟลว์

เพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องตอบคำถามสำคัญสามข้อ:

• จำเป็นต้องทำงานอะไรที่แน่นอน?
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละงาน?
• แต่ละงานจะใช้เวลาเท่าไร?

ด้วยการตอบคำถามเหล่านั้นและจัดโครงสร้างคำตอบลงในแผนภูมิหรือกระบวนการ คุณจะได้รับขั้นตอนการทำงาน

ด้วยการวัดงานที่ต้องทำ คุณสามารถจัดการวิธีดำเนินการได้อย่างเหมาะสมที่สุด มิฉะนั้น คุณจะไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นหรือจุดคอขวดในกิจกรรมของทีมของคุณอยู่ที่ไหน

ขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์

การสร้างเวิร์กโฟลว์มี 5 ขั้นตอน:

1. ระบุงานที่ต้องทำ
2. กำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานเหล่านั้น
3. จัดระเบียบงานให้เป็นลำดับ
4. ทดสอบขั้นตอนการทำงาน
5. ทบทวนและทำซ้ำ

สิ่งสำคัญคือต้องฝึกฝนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเมื่อต้องรักษาขั้นตอนการทำงานของคุณ การปรับเปลี่ยนเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ไปพร้อมกันจะช่วยให้มั่นใจว่าขั้นตอนการทำงานของคุณรวมเฉพาะงานที่จำเป็นและอัปเดตล่าสุดเท่านั้น และคุณจะไม่ต้องใช้เวลาในการยกเครื่องครั้งใหญ่ในสายการผลิต

องค์ประกอบพื้นฐาน 3 ประการของเวิร์กโฟลว์

แม้ว่าจำนวนงานในแต่ละเวิร์กโฟลว์อาจแตกต่างกันตั้งแต่ 8 ถึง 80 งาน แต่ทุกเวิร์กโฟลว์จะประกอบด้วยองค์ประกอบพื้นฐาน 3 ส่วน:

สิ่งกระตุ้น:เหตุการณ์ที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ นี่อาจเป็นการกระทำ การตัดสินใจ เวลาที่เฉพาะเจาะจง หรือการตอบสนองต่อบางสิ่งบางอย่างชุดงาน/ผลงาน:ซึ่งรวมถึงงาน บุคลากร และการส่งมอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ผลลัพธ์:สิ่งที่เวิร์กโฟลว์สร้างขึ้น ผลลัพธ์อาจเป็นสิ่งที่จับต้องได้ เช่น การซื้อบริการ หรือสิ่งที่เป็นนามธรรม เช่น การเข้าถึงข้อมูลบางอย่าง

ชุดของงานจะใช้เวลาส่วนใหญ่ของเวิร์กโฟลว์ แต่ทั้งตัวกระตุ้นและผลลัพธ์มีความสำคัญเท่าเทียมกัน หากคุณไม่รู้ว่ากระบวนการของคุณควรเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด ขั้นตอนการทำงานของคุณก็จะไร้ประโยชน์ทีเดียว

ประเภทของเวิร์กโฟลว์

เนื่องจากวิธีที่ดีที่สุดเสมอในการทำสิ่งต่างๆ ในสามส่วน มีขั้นตอนการทำงานหลักสามประเภทที่คุณจะพบ:

• ขั้นตอนการทำงานของโครงการ
• เวิร์กโฟลว์กระบวนการที่เรียบง่าย
• เวิร์กโฟลว์กระบวนการแบบมีเงื่อนไข

การแยกความแตกต่างที่แน่นอนระหว่างประเภทเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยุ่งยากในบางครั้ง แต่เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงาน

ขั้นตอนการทำงานของโครงการ เป็นประเภทที่เรียบง่ายที่สุด โดยทั่วไปเป็นเวิร์กโฟลว์แบบครั้งเดียวที่ออกแบบมาเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผน ดังนั้นการส่งมอบจึงตรงเวลา ความรับผิดชอบมีความชัดเจน และทีมของคุณจะไม่พบปัญหาคอขวดใดๆ

คุณอาจสามารถนำบางส่วนของเวิร์กโฟลว์โครงการกลับมาใช้ใหม่ได้ ตัวอย่างเช่น ทีมเนื้อหาสร้างเนื้อหาหลายชิ้น

แต่ละสิ่งเหล่านี้เป็นโครงการขนาดเล็ก ขั้นตอนที่แน่นอนอาจไม่เหมือนกันเสมอไป ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ตั้งแต่กระบวนการโดยรวม เป็น อย่างไรก็ตาม เราสามารถนำขั้นตอนการสร้างเนื้อหากลับมาใช้ซ้ำได้สำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การวิจัย บทวิจารณ์ และคำขอรูปภาพ

ต่อไปคุณมี เวิร์กโฟลว์กระบวนการง่ายๆ - ขั้นตอนการทำงานประเภทนี้ครอบคลุมงานที่คาดเดาได้และทำซ้ำได้ทั้งหมด การส่งใบแจ้งหนี้หรือการอนุมัติการลาหยุดเป็นขั้นตอนกระบวนการง่ายๆ

ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น: ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง เวิร์กโฟลว์จะเป็นไปตามเวลาเดียวกันทุกประการในลักษณะเดียวกันทุกครั้งที่รันเวิร์กโฟลว์

เรียบง่าย.

ในที่สุดก็มี เวิร์กโฟลว์กระบวนการแบบมีเงื่อนไข - ขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ใช้รูปแบบของ ถ้า/แล้ว ตรรกะในการจัดโครงสร้างกระบวนการ

นี่คือเวิร์กโฟลว์นวนิยายเรื่อง Choose Your Adventure: หากคุณต้องการสำรวจดันเจี้ยน ให้ไปที่ภารกิจที่ 13 หากคุณต้องการสำรวจเมือง ให้ข้ามไปยังภารกิจที่ 22

ที่ Process Street เราเรียกสิ่งนี้ว่าตรรกะเชิงเงื่อนไข ซึ่งสร้างเส้นทางการแตกแขนงภายในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน เป็นเรื่องดีเพราะหมายความว่าสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การเริ่มต้นใช้งานหรือตั๋วความช่วยเหลือ คุณต้องการเพียงเวิร์กโฟลว์เดียวสำหรับหลายสถานการณ์

เวิร์กโฟลว์การเริ่มต้นใช้งานไคลเอนต์ของผู้ประมวลผลบัญชีเงินเดือนเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของสิ่งที่ตรรกะเชิงเงื่อนไขสามารถทำได้:

วิธีที่ผู้ประมวลผลบัญชีเงินเดือนใช้ลอจิกแบบมีเงื่อนไขของ Process Street สำหรับการเริ่มต้นใช้งานลูกค้า

การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์

ฉันเจอโพสต์บน LinkedIn เมื่อไม่นานมานี้ซึ่งพูดถึงศัพท์เฉพาะทางธุรกิจและศัพท์เฉพาะ คำศัพท์เหล่านี้แบ่งออกเป็นสองประเภท:

• คลุมเครือเกินกว่าจะอธิบายด้วยวิธีอื่น (ลองนึกถึงไดนามิกและกลุ่มประชากรตามรุ่น)
• เห็นได้ชัดว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องพูด (นวัตกรรม ลูกค้าเป็นศูนย์กลาง ฯลฯ)

การเพิ่มประสิทธิภาพก็เหมือนกับคำศัพท์เหล่านั้นเล็กน้อย เราทุกคนรู้ดีว่าการเพิ่มประสิทธิภาพหมายถึงอะไรในพจนานุกรม เราทุกคนรู้ว่ามันเป็นสิ่งที่ดี สิ่งต่างๆ จะดีขึ้นเสมอเมื่อได้รับการปรับให้เหมาะสม

แต่การเพิ่มประสิทธิภาพหมายถึงอะไรที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์? อะไร เป็น ขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสม และคุณจะได้รับมันอย่างไร?

พัฒนาอย่างต่อเนื่อง

การสร้างเวิร์กโฟลว์เป็นเพียงก้าวแรกเท่านั้น หากไม่ได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม ขั้นตอนการทำงานอาจจมอยู่กับความไร้ประสิทธิภาพและงานที่ซ้ำซ้อนได้อย่างง่ายดาย

นั่นคือที่มาของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ด้วยการตรวจสอบขั้นตอนการทำงานของคุณเป็นระยะ คุณจะมั่นใจได้ว่ากระบวนการทำงานเป็นปัจจุบันและตรงกับความต้องการของคุณ จากนั้น คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงแบบส่วนเพิ่มหรือแบบก้าวกระโดดต่อกระบวนการของคุณ และวิธีดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณ

การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นโดยพื้นฐานแล้วมีลักษณะดังนี้: การปรับแต่งและการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณทำเมื่อพบสิ่งเหล่านั้น

การเปลี่ยนแปลงที่ก้าวล้ำเป็นการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ที่มักเกิดขึ้นจากการทบทวนกลุ่มและกระบวนการตัดสินใจ แม้ว่าคุณอาจพบว่าตัวเองทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นค่อนข้างบ่อย แต่ถ้าคุณพบว่าตัวเองทำการเปลี่ยนแปลงที่ก้าวหน้าเป็นส่วนใหญ่ คุณจะต้องประเมินขั้นตอนการทำงานของคุณใหม่ (และแม้กระทั่งกระบวนการของคุณ)

Six Sigma , DMAIC , Lean และ Kaizen ล้วนเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับการดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติเป็นรากฐานของเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์นำกระบวนการที่เป็นธรรมชาติและเป็นธรรมชาติทั้งหมดมาสู่กระบวนการเหล่านั้น แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าระบบอัตโนมัติจะถูกสร้างขึ้นในเวิร์กโฟลว์ หรือแม้แต่ทุกเวิร์กโฟลว์จำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติ

สับสนหรือยัง?.

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือการระบุว่าส่วนใดของกระบวนการที่สามารถทำได้โดยไม่ต้องอาศัยมนุษย์มากนักหรือไม่ต้องมีส่วนร่วมใดๆ เลย

ตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่คุณอาจทำให้เป็นอัตโนมัติ ได้แก่:

• การส่งอีเมลต้อนรับที่เป็นมาตรฐาน
• การถ่ายโอนข้อมูลไปยังสเปรดชีต
• การเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทินของคุณ
• กำลังประมวลผลการชำระเงิน

งานเหล่านี้เป็นงานที่ทำซ้ำๆ ซึ่งอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น แต่นาทีเหล่านั้นก็รวมกันแล้ว

อีกทั้งโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ก็มีมากขึ้นตามไปด้วย ลองคิดดู: คุณมีเวลาหลายชั่วโมงในการป้อนข้อมูลรออยู่ข้างหน้า แค่นั่งเฉยๆ วางตัวเลขลงในคอลัมน์ทั้งวัน ความตื่นเต้นที่สุดคือตอนที่โทนี่ปรากฏตัวพร้อมกับโดนัทในเช้าวันนั้น

คุณเริ่มต้นด้วยความตั้งใจที่ดี แต่ ณ จุดใดที่คุณจะใช้ระบบอัตโนมัติ? ณ จุดใดที่คุณเผลอไปกดศูนย์พิเศษและลงเอยด้วยการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ,000 แทนที่จะเป็น 0? หรือในทางกลับกัน? พวกเขาทั้งคู่แย่

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณทำให้เป็นอัตโนมัติ

เมื่อคุณระบุได้ว่างานใดที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ การนำไปปฏิบัติก็ค่อนข้างตรงไปตรงมา ด้วยซอฟต์แวร์อย่าง Zapier คุณสามารถตั้งค่าการผสานรวมเพื่อเชื่อมโยงทริกเกอร์ในแอปหนึ่งไปยังผลลัพธ์ในอีกแอปหนึ่งได้

คุณป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียว มันจะถูกส่งไปทุกที่ที่ต้องการ คุณมีความแม่นยำอย่างสมบูรณ์ในทุกช่อง และคุณเสียเวลาในการคลิกปุ่มเท่านั้น

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนการทำงานลดของเสีย เปลืองเวลา เปลืองแรง เปลืองทรัพยากร

เมื่อคุณร่างแผนกระบวนการของคุณ คุณจะสามารถระบุจุดที่คุณมีปัญหาคอขวดและงานที่ซ้ำซ้อนได้ เมื่อคุณรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน คุณก็สามารถกำจัดพวกมันได้ จากนั้นคุณและทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่จำเป็นได้

ขั้นตอนการทำงานยังดีต่อการสื่อสาร ความรับผิดชอบ และความโปร่งใสอีกด้วย ขั้นตอนการทำงานควรทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งใดและเมื่อใดที่การส่งมอบควรเสร็จสิ้น คุณไม่จำเป็นต้องจัดการทีมของคุณแบบละเอียด ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องมีการจัดการแบบไมโคร ทุกคนมีความสุขมากขึ้น

เนื่องจากทุกแง่มุมของกระบวนการได้รับการบันทึกไว้ในเวิร์กโฟลว์ ทุกคนในทีมจึงมีข้อมูลที่ต้องการในเวลาที่ต้องการ การลดการสื่อสารที่ผิดพลาดจะช่วยเพิ่มประสิทธิผล และทำให้ทีมของคุณหงุดหงิดกับงานและกันและกันน้อยลงมาก

ความท้าทายของขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนการทำงานจำเป็นต้องได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง คุณไม่สามารถสร้างมันขึ้นมาและคาดหวังให้มันทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบตลอดไปไม่ได้ คุณต้องรักษามันไว้

การบำรุงรักษาขั้นตอนการทำงานอาจใช้เวลานานและซับซ้อน – โดยเฉพาะ หากคุณไม่ได้ฝึกฝนหลักการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของคุณ

แต่การไม่บำรุงรักษาตามปกติทำให้เกิดปัญหาร้ายแรง:

• การประมาณการเวลา/ต้นทุนไม่ถูกต้อง
• ข้อผิดพลาดในการสื่อสารผิดพลาด
• ข้ามหรือลืมขั้นตอนสำคัญ
• การอนุมัติที่ใช้โดยไม่มีการทดสอบ – หรือไม่ใช้เมื่อจำเป็น
• คอขวดราคาแพง

คิดขั้นตอนการทำงานเหมือนรถยนต์ รถยนต์มีประโยชน์และมีประสิทธิภาพจริงๆ โดยปกติแล้ว คุณสามารถทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงด้วยการขับรถมากกว่าการเดิน

วิธีลบหน้าในรูปแบบ pdf

แถมยังไม่ต้องพกพาทุกอย่างอีกด้วย

แต่รถยนต์จำเป็นต้องตรวจสุขภาพ บางส่วนมีขนาดเล็ก เช่น ยางใหม่ การเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่อง การทดสอบการปล่อยไอเสีย และอื่นๆ บางครั้งคุณต้องลงทุนเพิ่มเล็กน้อย เช่น สตาร์ทเตอร์หรือสายพานพัดลมใหม่ ด้วยตัวมันเองสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องใหญ่จริงๆ

หากคุณไม่ได้เปลี่ยนน้ำมันเครื่องเป็นเวลานานเกินไป คุณจะรู้แน่ชัดว่าการบำรุงรักษาตามปกติมีความสำคัญเพียงใด

เครื่องมือซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์และผู้จำหน่าย

หากคุณใช้เวิร์กโฟลว์ของ Google (ซึ่งแน่นอนว่าคุณทำ) คุณจะเห็นว่ามีซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ประเภทใดบ้างที่มีอยู่ เมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งานขั้นตอนการทำงาน – ในแบบที่คุณเป็น – เป็นการยากที่จะระบุว่าขั้นตอนการทำงานใดเสนอสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างคุ้มค่าที่สุด

ต่อไปนี้คือเครื่องมือสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เราชื่นชอบบางส่วน:

ตารางออกอากาศ คือวิธีที่เราจัดระเบียบ กับ ตารางออกอากาศ คุณสามารถตั้งค่ามุมมองส่วนตัว บอร์ดคัมบังแบบกำหนดเอง และทำทุกอย่างอัตโนมัติตั้งแต่การสร้างบันทึกไปจนถึงการส่งอีเมล

ฉันมอง เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการสรุปขั้นตอนการทำงานของคุณ ฉันมอง ทำหน้าที่เหมือนกระดานไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกันซึ่งทั้งทีมของคุณไม่ว่าจะจากระยะไกลหรือด้วยตนเอง สามารถทำงานร่วมกันเพื่อสร้างสิ่งที่คุณต้องการสร้างได้

หย่อน เป็นศูนย์กลางการส่งข้อความสากลสำหรับทุกๆ ทีมที่มีอยู่ และทำไมไม่? หย่อน ผสานรวมกับแอปทั้งหมดที่คุณทำงานด้วย คุณสามารถเข้าร่วมการรวมกลุ่ม บันทึกวิดีโอ และแชร์ไฟล์กับทุกคนในทีมของคุณ หรือเพียงทีมเดียวก็ได้ และยังมี GIF ใครไม่รัก GIF ที่ดี?

ถนนกระบวนการ คุณรู้ไหมว่ามันกำลังมาใช่ไหม? ขั้นตอนการทำงานของ Process Street เป็นแกนกลางสำหรับทุกสิ่งที่เราทำ คำขอ PTO การเริ่มใช้งาน ฝ่ายช่วยเหลือ การสร้างหน้านี้... ทั้งหมดนี้ทำได้โดยใช้เวิร์กโฟลว์ และไม่ว่าจะผ่าน Zapier หรือระบบอัตโนมัติจากบุคคลที่หนึ่งของเรา เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดสามารถเชื่อมต่อกับ Slack, Airtable และชุดซอฟต์แวร์ที่เหลือของเราได้

เวิร์กโฟลว์มีลักษณะอย่างไร

นี่คือโครงร่างของกระบวนการ:

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง นี่คือโครงร่างของกระบวนการสร้างเนื้อหาของเรา ขั้นตอนการทำงานสำหรับกระบวนการนี้มีขั้นตอนอีกมากมาย เส้นทางที่มีเงื่อนไขที่หลากหลาย และการทำงานอัตโนมัติอีกมากมาย

แต่นี่คือจุดเริ่มต้น แปดขั้นตอนในการเริ่มงานไปสู่การตีพิมพ์

หากคุณขอให้ใครสักคนในทีมเนื้อหาอธิบายกระบวนการนี้ ฉันยินดีที่จะเดิมพันว่ามันจะไม่กระชับหรือเจาะจงมากนัก บางขั้นตอนจะมีการอธิบายอย่างละเอียด บางขั้นตอนอาจถูกข้ามไป และคำอธิบายนั้นอาจจะค่อนข้างไม่เชิงเส้น

นั่นเป็นเพียงวิธีการทำงานของสมองของผู้คน นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมการร่างกระบวนการของคุณก่อนที่จะสร้างเวิร์กโฟลว์จึงเป็นเรื่องสำคัญ

ตอนนี้ แต่ละขั้นตอนทั้งแปดนั้นจะกลายเป็นส่วนภายในเวิร์กโฟลว์ จากนั้นเราจะแบ่งแต่ละขั้นตอนออกเป็นงานแต่ละงาน

ตัวอย่างเช่น ในขั้นตอนแรก Writer ได้รับการมอบหมาย งานเวิร์กโฟลว์จะมีลักษณะดังนี้:

1. เลือกหัวข้อแล้ว (บันทึก Airtable สร้างผ่าน Slack)
2. ชุดวันครบกำหนด (เพิ่มในปฏิทินผ่านเวิร์กโฟลว์ Process Street)
3. ชุดวันที่ตีพิมพ์ (เพิ่มลงในปฏิทินผ่านเวิร์กโฟลว์)
4. มอบหมายผู้แก้ไข (บันทึก Airtable อัปเดตผ่านเวิร์กโฟลว์)
5. มอบหมายทีมออกแบบแล้ว (บันทึก Airtable สร้างผ่าน Airtable)
6. นักเขียนได้รับมอบหมาย (ได้รับการแจ้งเตือนผ่าน Slack และ Process Street)

งานทั้งหกนั้นแต่ละงานแบ่งออกเป็นการกระทำเดียว สิ่งนี้ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรเหลืออยู่ หากไม่มีระบบอัตโนมัติเหล่านั้น การกำหนดวันครบกำหนดโดยไม่ตั้งใจจะเป็นเรื่องง่ายมาก แต่ไม่ใช่วันที่เผยแพร่

หากทุกคนป้อนวันที่เหล่านั้นด้วยตนเอง สมาชิกในทีมแต่ละคนอาจต้องทำงานโดยมีวันครบกำหนดที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาคอขวดที่สำคัญได้

วิธีใช้ขั้นตอนการทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด

โปรดจำไว้ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นเครื่องมือ มันเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์และเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ แต่ก็ไม่สามารถทำทุกอย่างได้

เมื่อสร้างขั้นตอนการทำงาน คุณต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของคุณและผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุ ระบุว่างานใดที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ และงานใดที่ต้องใช้แนวทางที่ลงมือปฏิบัติจริงมากกว่า

สิ่งสำคัญที่สุดคือทำงานต่อไป ขั้นตอนการทำงานที่ดีเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เนื่องจากกระบวนการและความต้องการของคุณจะเปลี่ยนตลอดเวลา หากมีบางสิ่งในขั้นตอนการทำงานของคุณซ้ำซ้อนหรือไม่เกี่ยวข้อง ให้กำจัดมันทิ้งไป หากคุณเพิ่มขั้นตอนใหม่ให้กับกระบวนการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มขั้นตอนนั้นลงในเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วย

ขั้นตอนการทำงานที่ดีควรทำให้งานง่ายขึ้น ไม่ซับซ้อนมากขึ้น