ทำความเข้าใจกับกลุ่ม SharePoint
คุมทีมใหญ่? ดิ้นรนกับการสื่อสารและองค์กร? กลุ่ม SharePoint เหมาะสำหรับคุณ! ไปที่หน้าการอนุญาตไซต์ของคุณและสร้างกลุ่ม ตั้งชื่อและเพิ่มสมาชิก คุณสามารถปรับแต่งด้วยโลโก้หรือธีมได้ และอย่าลืมผู้ใช้ภายนอก – พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้เช่นกัน
กลุ่ม SharePoint ได้สร้างผลกระทบค่อนข้างมาก นาซ่าและจีอี ได้ทำสำเร็จแล้ว ทำไมต้องรอ? สร้างของคุณวันนี้และสัมผัสประสบการณ์การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่เป็นระบบ!
การสร้างกลุ่ม SharePoint ใหม่
การสร้างกลุ่ม SharePoint ที่ไม่ซ้ำใครเป็นเรื่องง่าย ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อน และครอบครัว:
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี SharePoint ของคุณ
- คลิกเนื้อหาของไซต์ทางด้านซ้าย
- เลือก ใหม่ > กลุ่ม จากตัวเลือก
โปรดจำไว้ว่าต้องเพิ่มสมาชิกด้วยตนเอง ตั้งชื่อกลุ่มโดยใช้คำอธิบายเพื่อสะท้อนถึงวัตถุประสงค์และแบ่งปันเอกสารเพื่อการทำงานร่วมกันที่สะดวก
หัวใจในคำพูด
ลูกค้าเพิ่งสร้างกลุ่ม SharePoint สำหรับทีมระยะไกลของพวกเขา เป็นกระบวนการที่เรียบง่ายและพวกเขาสามารถเริ่มทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว ผลผลิตเพิ่มสูงขึ้นเมื่อทุกคนได้รับข่าวสารอยู่เสมอ
การเข้าร่วมกลุ่ม SharePoint ก็เหมือนกับการเข้าร่วมงานปาร์ตี้ แต่แทนที่จะดื่ม คุณจะได้รับแผ่นงาน Excel!
การเพิ่มผู้ใช้ในกลุ่ม SharePoint ที่มีอยู่
การเพิ่มบุคคลลงในกลุ่ม SharePoint ที่มีอยู่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ดูแลระบบ ช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรและเอกสารได้ คำแนะนำหกขั้นตอนต่อไปนี้:
- เปิดไซต์ SharePoint ของคุณ
- ที่ด้านขวาบน ให้ไปที่ 'การตั้งค่าไซต์' -
- ภายใต้ 'ผู้ใช้และการอนุญาต' , เลือก 'ผู้คนและกลุ่ม' -
- เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้
- คลิก 'ใหม่' , แล้ว 'เพิ่มผู้ใช้' -
- ป้อนชื่อผู้ใช้หรืออีเมล คุณสามารถเพิ่มข้อความแล้วคลิก 'แบ่งปัน' -
หมายเหตุ: ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความเริ่มต้นได้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความนั้นมีข้อมูลที่ถูกต้อง
การวิจัยของการ์ตเนอร์ บอกว่ามีการใช้ Microsoft SharePoint 80% ของบริษัท Fortune 500 - ดังนั้น อย่าให้เพื่อนร่วมงานเข้าถึงกลุ่ม SharePoint ของคุณ หากคุณไม่ต้องการให้พวกเขารู้ว่าคุณแอบชอบวิดีโอเกี่ยวกับแมว!
การจัดการสิทธิ์ของกลุ่ม SharePoint
สิทธิ์ของกลุ่ม SharePoint มีความสำคัญในการควบคุมการเข้าถึงเนื้อหาบนเว็บไซต์ SharePoint ของคุณ นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอน:
- ไปที่การตั้งค่าไซต์บนแถบนำทางด้านบน
- ภายใต้ผู้ใช้และการอนุญาต คลิกที่บุคคลและกลุ่ม
- เลือกกลุ่มที่คุณต้องการตั้งค่าการอนุญาต
- ใน Ribbon ให้แตะแก้ไขสิทธิ์ของผู้ใช้
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องถัดจากสิทธิ์ที่คุณต้องการให้หรือนำออกจากกลุ่มนั้น
- แตะตกลงที่ด้านล่างของหน้าจอ
จดจำ: สมาชิกที่แบ่งปันไซต์มากเกินไปอาจทำให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัยในระยะยาว
เธอรู้รึเปล่า? ภายในปี 2021 SharePoint มีผู้ใช้มากกว่า 200 ล้านคนมากกว่า 75,000 องค์กรทั่วโลก! การสร้างกลุ่ม SharePoint เป็นขั้นตอนหนึ่งในทิศทางของการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญแบบกลุ่มได้ในเวลาอันรวดเร็ว
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้กลุ่ม SharePoint
กลุ่ม SharePoint เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการการควบคุมการเข้าถึง - คำแนะนำสี่ประการสำหรับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น:
- สร้างกลุ่มน้อยลง – ยิ่งน้อยก็ยิ่งดี เนื่องจากมีมากเกินไปอาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ
- จัดระเบียบผู้ใช้ – จัดหมวดหมู่บุคคลตามบทบาท แผนก หรือสถานที่ เพื่อการอนุญาตและเพิ่มสมาชิกที่ง่ายดาย
- รวมกับ Active Directory – หลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนเมื่อมีคนออกจากองค์กร
- ทบทวนโครงสร้างอย่างสม่ำเสมอ – ทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างหรือบทบาทงาน
นอกจากนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทราบว่าตนทำอะไรได้บ้างและทำอะไรไม่ได้ในแต่ละกลุ่มเพื่อการทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้น
คุณรู้หรือเปล่าว่า ไมโครซอฟต์ SharePoint เป็นหนึ่งในความนิยมมากที่สุด แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันขององค์กร - ตอนนี้คุณทำแล้ว!
คุณจะรวมเอกสารคำสองฉบับเป็นเอกสารเดียวได้อย่างไร
บทสรุป.
เรียนรู้วิธีสร้างกลุ่ม SharePoint! มันมีประโยชน์มากมาย คุณสามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิต
ปรับแต่งกลุ่มของคุณด้วยสิทธิ์เฉพาะ ตรวจสอบรายชื่อสมาชิกและลบสมาชิกที่ไม่ได้ใช้งานหรือไม่เกี่ยวข้องออก ซึ่งจะช่วยรักษาความปลอดภัยและองค์กรให้อยู่ในความควบคุม
คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่พบบ่อย: ฉันจะสร้างกลุ่ม SharePoint ได้อย่างไร
คำตอบ: เมื่อต้องการสร้างกลุ่ม SharePoint ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดไซต์ SharePoint ของคุณ
- คลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบนและเลือกการตั้งค่าไซต์
- ภายใต้ผู้ใช้และการอนุญาต เลือกสิทธิ์ของไซต์
- คลิกสร้างกลุ่มแล้วกรอกรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ชื่อกลุ่ม คำอธิบาย และเจ้าของกลุ่ม
- เลือกระดับสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับกลุ่ม
- คลิกที่สร้างและกลุ่มของคุณจะถูกสร้างขึ้น
คำถามที่พบบ่อย: ฉันสามารถเพิ่มสมาชิกในกลุ่ม SharePoint ได้หรือไม่
คำตอบ: ใช่ คุณสามารถเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม SharePoint ได้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
วิธีการเชื่อมโยงเอกสารใน word
- เปิดไซต์ SharePoint ของคุณ
- คลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบนและเลือกการตั้งค่าไซต์
- ภายใต้ผู้ใช้และการอนุญาต เลือกสิทธิ์ของไซต์
- คลิกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มสมาชิก
- คลิกใหม่ เพิ่มที่อยู่อีเมลของสมาชิก และเลือกระดับสิทธิ์ที่เหมาะสม
- คลิกแชร์แล้วสมาชิกจะถูกเพิ่มเข้ากลุ่ม
คำถามที่พบบ่อย: ฉันจะลบกลุ่ม SharePoint ได้อย่างไร
คำตอบ: เมื่อต้องการลบกลุ่ม SharePoint ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดไซต์ SharePoint ของคุณ
- คลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบนและเลือกการตั้งค่าไซต์
- ภายใต้ผู้ใช้และการอนุญาต เลือกสิทธิ์ของไซต์
- คลิกที่กลุ่มที่คุณต้องการลบ
- คลิกที่ปุ่มลบที่ด้านบนของหน้า
- ยืนยันการลบโดยคลิกตกลงในกล่องโต้ตอบป๊อปอัป
คำถามที่พบบ่อย: ระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันสำหรับกลุ่ม SharePoint มีอะไรบ้าง
คำตอบ: ระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันสำหรับกลุ่ม SharePoint คือ:
- การควบคุมทั้งหมด: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ระดับนี้สามารถควบคุมไซต์ได้อย่างสมบูรณ์ รวมถึงสามารถเพิ่มและลบผู้ใช้และกลุ่มได้
- มีส่วนร่วม: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ระดับนี้สามารถเพิ่ม แก้ไข และลบรายการ เอกสาร และเว็บเพจได้
- อ่าน: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ระดับนี้จะสามารถดูรายการ เอกสาร เพจ และมุมมองได้
- การออกแบบ: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ระดับนี้จะสามารถดู เพิ่ม อัปเดต ลบ อนุมัติ และปรับแต่งเพจ รายการ และไลบรารีเอกสารได้
คำถามที่พบบ่อย: ฉันสามารถเปลี่ยนระดับสิทธิ์สำหรับกลุ่ม SharePoint ได้หรือไม่
คำตอบ: ใช่ คุณสามารถเปลี่ยนระดับสิทธิ์สำหรับกลุ่ม SharePoint ได้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดไซต์ SharePoint ของคุณ
- คลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบนและเลือกการตั้งค่าไซต์
- ภายใต้ผู้ใช้และการอนุญาต เลือกสิทธิ์ของไซต์
- คลิกกลุ่มที่คุณต้องการเปลี่ยนระดับสิทธิ์
- คลิกที่ปุ่มแก้ไขสิทธิ์ของผู้ใช้ที่ด้านบนของหน้า
- เลือกระดับการอนุญาตใหม่และคลิกตกลง
คำถามที่พบบ่อย: ฉันสามารถสร้างกลุ่มย่อยภายในกลุ่ม SharePoint ได้หรือไม่
คำตอบ: ไม่ คุณไม่สามารถสร้างกลุ่มย่อยภายในกลุ่ม SharePoint ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่ม SharePoint ที่มีอยู่ภายในไซต์เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงรายการหรือพื้นที่เฉพาะได้
