กระบวนการคืออะไร? คู่มือที่ไม่น่าเบื่อสำหรับคนทั่วไป

กระบวนการต่างๆ มีความน่าสนใจมากกว่าที่คุณคิดไว้มาก นั่นไม่ใช่เรื่องตลก — ฉันสาบานว่ามันน่าสนใจ แต่กระบวนการคืออะไร?

แม้ว่าพวกเขาจะเป็น กำหนดไว้ เช่น การรวบรวมงานที่เกี่ยวข้องกันซึ่งริเริ่มขึ้นเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่บรรลุผลเฉพาะเจาะจง มีเรื่องราวเบื้องหลังเล็กน้อยที่ช่วยให้เราตัดผ่านยาระงับประสาทขององค์กรและทำความเข้าใจว่ากระบวนการคืออะไร และเหตุใดกระบวนการจึงมีความสำคัญ

ขั้นแรก ตัวอย่างของกระบวนการ:

• ทำความสะอาดร้าน
• ค้นหาที่อยู่อีเมล
• การปรับใช้ซอฟต์แวร์
• การทำโปรไฟล์ลูกค้า
• การปฐมนิเทศพนักงานใหม่
• การวางแผนงานแต่งงาน

แต่ทำไมถึงเป็นกระบวนการเหล่านั้น? เหตุใดพวกเขาจึงไม่เป็นเพียงงานที่ต้องทำ? ประเด็นก็คือเมื่อคุณจัดกระบวนการให้เป็นระเบียบ คุณจะคิดถึงขั้นตอนการทำงานโดยคำนึงถึงประสิทธิภาพการทำงานเป็นหลัก และทำให้ดำเนินการและเพิ่มประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น

คุณจะใส่สำเนียงลงในคำได้อย่างไร

กระบวนการทางธุรกิจครั้งแรก

คำจำกัดความแรกสุดที่ทราบของกระบวนการทางธุรกิจมาจากนักเศรษฐศาสตร์ชาวสก็อต อดัม สมิธ - โดยแบ่งแนวคิดของเขาออกเป็นองค์ประกอบที่เรียบง่ายที่สุดในปี พ.ศ. 2319 อธิบายไว้ กระบวนการทางธุรกิจที่โรงงานพินตามทฤษฎี ต้องใช้คน 18 คนแยกกันเพื่อสร้างพินหนึ่งอัน:

ชายคนหนึ่งดึงลวดออกมา อีกคนก็ยืดมันให้ตรง คนที่สามตัดมัน คนที่สี่ชี้มัน คนที่ห้าบดมันที่ด้านบนเพื่อรับศีรษะ การที่จะทำให้ศีรษะนั้นต้องอาศัยการดำเนินการที่แตกต่างกันสองหรือสามครั้ง การสวมนั้นจะต้อง ธุรกิจเฉพาะ การทำหมุดให้ขาวก็เป็นอีกอาชีพหนึ่ง … และธุรกิจสำคัญของการทำหมุดในลักษณะนี้ก็คือแบ่งออกเป็นประมาณ 18 กิจการ ซึ่งในโรงงานบางแห่งก็ทำด้วยมือต่างกันทั้งหมด แต่ในโรงงานอื่น ๆ คนเดียวกันก็จะทำบ้างในบางครั้ง ดำเนินการสองหรือสามอย่าง

ทำไมเราต้องสนใจว่าต้องใช้คนกี่คนในการตอกหมุด หรือมีขั้นตอนกี่ขั้นตอน? สมิธพบสิ่งนั้นแล้ว โดยการสร้างกระบวนการและกำหนดขั้นตอนให้กับผู้เชี่ยวชาญแต่ละราย ผลผลิตก็เพิ่มขึ้น 24,000% -

ผลงานของโรงงานเข็มหมุดแห่งศตวรรษที่ 18 และภาพลักษณ์ที่เป็นแรงบันดาลใจให้ Adam Smith เขียนคำจำกัดความแรกของกระบวนการทางธุรกิจ

ใช้กระบวนการทำงานเร็วขึ้น 5 เท่า

กระบวนการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการแบ่งงานเพราะงานไม่ได้อยู่แค่ในหัวของคนคนเดียวอีกต่อไป

วิศวกรพินแบบเต็มสแตกอาจเป็นคนที่ดีในการเขียนกระบวนการ แต่ไม่ควรดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบโดยลำพัง งานจะมีประสิทธิภาพมากกว่าถึง 240 เท่าเมื่อแบ่งระหว่างผู้เชี่ยวชาญด้านพิน: บุคคลที่ตัดสายพิน ตลอดทั้งวันมีโอกาสผิดพลาดน้อยกว่าช่างฝีมือผู้ชำนาญพินเดี่ยว เรามาหยุดพูดถึงพินกันดีกว่า

ในเช้าฤดูหนาวปี 1907 เฮนรี่ ฟอร์ด พาชาร์ลส์ อี. โซเรนเซนไป โรงงาน Piquette Avenue ซึ่งเป็นอาคารว่างเปล่าในดีทรอยต์ซึ่งต่อมาได้กลายเป็นบ้านเกิดของรถยนต์ราคาประหยัดที่ผลิตจำนวนมากคันแรกของอเมริกา เราจะเริ่มงานใหม่ที่เขาบอกกับหัวหน้าฝ่ายผลิต

โรงงาน Piquette Avenue ในเมืองดีทรอยต์ รัฐมิชิแกน ไซต์ของการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจที่มีอิทธิพลมากที่สุดในโลก

ฟอร์ดอธิบายแนวคิดของเขาเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ แทนที่จะให้ช่างฝีมือเพียงคนเดียวสร้างผลิตภัณฑ์เพียงลำพัง ทุกคนถูกสอนให้ทำงานง่ายๆ ซ้ำๆ 1 งานจาก 84 งาน ด้วยแนวทางใหม่ในกระบวนการนี้ ฟอร์ดสามารถลดเวลาการผลิตของรถยนต์ลงได้ รุ่น ที ลดลงจาก 12.5 ชั่วโมง เหลือ 2.5 ชั่วโมง

ไม่เพียงแต่ชัยชนะในบัญชีธนาคารของฟอร์ดเท่านั้น แต่ยังเป็นช่วงเวลาแห่งการปฏิวัติครั้งยิ่งใหญ่ที่สุดเท่าที่เคยเกิดขึ้น ไม่ใช่แค่ในประวัติศาสตร์ของรถยนต์หรือการผลิตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประวัติศาสตร์ทั้งหมดของธุรกิจด้วย

กระบวนการสามประเภทที่ทุกธุรกิจต้องการ

คุณก็รู้ กระบวนการคือชุดคำสั่งเชิงตรรกะที่จะดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบ แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีกระบวนการสามประเภท? เหล่านี้คือ:

• กระบวนการบริหารจัดการ
• กระบวนการดำเนินงาน
• กระบวนการสนับสนุน

กระบวนการจัดการ

กระบวนการบริหารจัดการไม่ได้เน้นไปที่การทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ แต่มุ่งเน้นไปที่การวางแผนและคาดการณ์อนาคตของการดำเนินงานของบริษัท

ตัวอย่างของกระบวนการจัดการอาจเป็น CEO ที่วางแผนว่าจะจัดสรรเวลาและพลังงานของทีมการตลาดให้ดีที่สุดเพื่อเปิดตัวแคมเปญประชาสัมพันธ์ได้อย่างไร ส่วนของกระบวนการคือการจัดสรรทรัพยากร การกำหนดกรอบเวลา และการตรวจสอบว่าระบบพร้อมใช้งานและปรับให้เหมาะสมแล้ว

กระบวนการดำเนินงาน

กระบวนการดำเนินงานเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจหลักของคุณ หากคุณเป็นบริษัทเสื้อยืด หนึ่งในกระบวนการปฏิบัติงานหลักของคุณคือการรับคำสั่งซื้อทางโทรศัพท์ อีกประการหนึ่งคือการผลิตเสื้อยืดเพื่อจัดส่ง

วิธีลบบัญชีผู้ดูแลระบบ windows 11

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะทำอะไรในหัวใจหลัก ควรมีกระบวนการกันน้ำเพื่อทำให้ธุรกิจของคุณสามารถปรับขนาดและมีประสิทธิภาพได้

กระบวนการสนับสนุน

เซอร์ไพรส์เซอร์ไพรส์ — กระบวนการสนับสนุนสนับสนุนกระบวนการจัดการและการปฏิบัติงาน บริษัทอาศัยกระบวนการเหล่านี้เพื่อสนับสนุน การวางแผน และ ทำ ส่วนหนึ่งของธุรกิจ เป็นกระบวนการต่างๆ เช่น การสนับสนุนด้านเทคนิค การเริ่มต้นพนักงาน หรือการจ้างนักศึกษาฝึกงาน

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะไม่ใช่สิ่งที่บริษัททำเพื่อสร้างรายได้ แต่ก็อำนวยความสะดวกให้กับแหล่งรายได้หลักและทำให้กระบวนการจัดการมีบางอย่างที่ต้องจัดการ และกระบวนการปฏิบัติงานจะปราศจากความขัดแย้งมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

กายวิภาคของกระบวนการ

เมื่อกระบวนการได้รับการบันทึกไว้บนกระดาษ (หรือหวังว่าจะเป็นแบบดิจิทัล) กระบวนการนั้นจะดำเนินการในรูปแบบของเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน แม้ว่าจะไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องอ่านบนเที่ยวบิน 18 ชั่วโมง แต่ก็ช่วยให้กระบวนการเข้าใจ เผยแพร่ สอน และเพิ่มประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้นมาก

SOP สามารถประกอบด้วย:

• ส่วนหัวที่มีชื่อเรื่อง วันที่ ผู้แต่ง และรหัส
• รายการคำแนะนำทีละขั้นตอน
• ทีมงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการแต่ละงาน
• ทรัพยากร (อุปกรณ์ เงิน เวลา ทีมสนับสนุน) ที่ผู้ใช้ต้องการ
• การอ้างอิงถึง SOP อื่น ๆ

โดยทั่วไปแล้ว องค์กรและหน่วยงานของรัฐจะสร้างเอกสาร SOP ที่ซับซ้อน คลิก ที่นี่ สำหรับตัวอย่างเอกสารแนะนำชุด SOP ที่สร้างโดย General Electric สำหรับพนักงานที่ทำงานกับระบบควบคุม UNICORN คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตารางหมายเลขรหัสและการกำหนด SOP รวมถึงคำอธิบายคำศัพท์

รับข้อมูลจาก SOP จริงสำหรับการซื้อยานพาหนะ ที่นี่ - ขอย้ำอีกครั้งว่านี่เป็นแนวทางที่ละเอียดถี่ถ้วนและใช้รูปแบบเดียวกับที่ธุรกิจจำนวนมากใช้เพื่อให้แน่ใจว่า SOP กันน้ำได้

… แต่บางครั้ง SOP ก็ไม่ได้ซับซ้อนขนาดนี้

บริษัทขนาดเล็กเขียนกระบวนการที่มีประสิทธิภาพซึ่งเพิ่งทำงานเสร็จ และความต้องการผู้เขียนและ SOP ID ก็น้อยลง เมื่อเขียนด้วยซอฟต์แวร์ SOP ที่จะสร้างกระบวนการนั้นด้วยตนเอง เช่นเดียวกับส่วนการอ้างอิง ซึ่งตอนนี้ใช้ไฮเปอร์ลิงก์แล้ว ด้านล่างนี้คือ SOP ง่ายๆ ที่สร้างโดย Process Street:

ปัญหาต่างๆ ก็มีกระบวนการแก้ไข

ใน The Checklist Manifesto — หนังสือที่เราหยุดพูดไม่ได้ เกี่ยวกับ — Atul Gawande พูดถึงวิธีที่เขาใช้กระบวนการความปลอดภัยที่โรงพยาบาล Johns Hopkins

มันดูเรียบง่าย และไม่เจ๋งเท่าแนวคิดอื่นๆ ที่พวกเขามี เช่น การผ่าตัดด้วยหุ่นยนต์ แต่ในความเป็นจริงแล้ว มันเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่สามารถนำไปใช้ได้ และมันก็เป็นเพียงกระดาษแผ่นเดียว

จากการสำรวจหลังการใช้รายการตรวจสอบ 78% ของเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์ที่โรงพยาบาลกล่าวว่าพวกเขาสังเกตเห็นรายการตรวจสอบที่ป้องกันข้อผิดพลาด และข้อพิสูจน์ขั้นสุดท้าย: ศัลยแพทย์ 93% ต้องการใช้รายการตรวจสอบหากพวกเขาอยู่ในห้องผ่าตัดที่กำลังทำการผ่าตัด

นี่คือกระบวนการ:

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมและหายนะมากกว่า

ในเช้าวันที่ร้อนที่สุดของปี — 17 กรกฎาคม 1865 รถไฟ 2 ขบวนซึ่งส่วนใหญ่เต็มไปด้วยเด็กๆ ชนกันในเมืองไวท์มาร์ช รัฐเพนซิลวาเนีย คร่าชีวิตผู้คนไปราว 60 ราย และบาดเจ็บกว่า 100 ราย

ภาพวาดซากรถไฟครั้งใหญ่เมื่อปี 1856 โดยศิลปินที่ไม่รู้จัก

สาเหตุ? วิกิพีเดียก็มี ระบุไว้ เป็น 'ความผิดพลาดของมนุษย์'

รถไฟลากตู้มากเกินกว่าจะรับไหว ซึ่งหมายความว่าคนขับต้องหยุดเป็นระยะๆ เพื่อให้มีแรงดันเครื่องยนต์เพียงพอต่อการเดินต่อไป ด้วยพฤติกรรมที่ไม่อยู่กับร่องกับรอยนี้ รถไฟจึงไม่ตรงตามกำหนดเวลาและไม่สามารถสื่อสารกับสถานีโดยรอบได้

คนขับคิดว่าเขาสามารถชดเชยเวลาที่สูญเสียไปและรักษารถให้ตรงเวลาได้ เขาจึงสตาร์ทเครื่องยนต์ หันไปทางอื่นและคิดว่าเขาจะพ้นจากเหตุการณ์ดังกล่าวแล้ว อารามิงโก มีรถไฟอีกขบวนหนึ่งออกจากวิสซาฮิกคอนในเวลาเดียวกัน

บนทางโค้งตาบอด หม้อน้ำของรถไฟทั้งสองขบวนชนกันและทำให้เกิดเสียงระเบิดที่อยู่ห่างออกไป 5 ไมล์ รถม้าทั้งสามคันที่อยู่ใกล้กับหม้อต้มน้ำมากที่สุดถูกระเบิดเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย และส่วนที่เหลือถูกไฟไหม้และตกราง

word พบข้อผิดพลาดขณะพยายามเปิด

เพื่อตอบสนองต่อภัยพิบัติครั้งนี้ ทางรถไฟนอร์ทเพนซิลวาเนีย ปรับกระบวนการของพวกเขา พวกเขาตัดสินว่าไม่มีรถไฟสองขบวนที่เดินทางในสองทิศทางจะใช้เส้นทางเดียวกัน และบังคับให้มีการสื่อสารทางโทรเลขกับสถานีใกล้เคียง

การใช้กระบวนการในธุรกิจของคุณ

ทุกวันนี้ ธุรกิจ (ปกติ) ไม่รอจนกระทั่งความล้มเหลวร้ายแรงเกิดขึ้นก่อนจึงจะพิจารณากระบวนการต่างๆ หากคุณไม่ได้ใช้กระบวนการอย่างเป็นทางการ ก็ไม่เคยเร็วเกินไป

รับบัญชี Process Street ฟรี และเริ่มสร้างกระบวนการ จัดระบบธุรกิจของคุณ และแบ่งงาน ดังที่เราได้เห็นแล้วว่า กระบวนการสามารถเพิ่มผลผลิตได้ 24,000%

รับ คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ทีมของคุณพลาดกำหนดเวลาเนื่องจากความรับผิดชอบที่ไม่แน่นอนหรือไม่?

พนักงานใหม่ใช้เวลาในการอบรมและฝึกอบรมนานเกินไปหรือไม่

บริษัทที่ใช้กระบวนการต่างๆ มีอัตราความสำเร็จสูงกว่า 280% ในโครงการของพวกเขา (95%) เทียบกับโครงการที่ไม่ทำ (25%)

เริ่มลดต้นทุนในเวลาน้อยกว่าหนึ่งสัปดาห์ด้วยการจัดระบบงานของทีม ทำลายปัญหาคอขวด และขจัดเวลาและความพยายามที่สูญเปล่า

มีอะไรอยู่ในหนังสือเล่มนี้?

• กระบวนการคืออะไร? คู่มือที่ไม่น่าเบื่อสำหรับคนทั่วไป
• กระบวนการปกป้องธุรกิจของคุณจากการหยุดทำงานและการลุกลามได้อย่างไร
• เหตุใดการทำให้ความเบี่ยงเบนกลับเป็นมาตรฐานจึงส่งผลกระทบต่อบริษัทของคุณ
• การจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร? บทนำที่เรียบง่ายจริงๆ
• การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ (โดยไม่ต้องอ้าปากค้าง)
• เหตุใดคุณจึงควรกังวลกับการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ
• วิธีสลับไปใช้ซอฟต์แวร์ BPM เมื่อคุณใช้กระดาษเพียงอย่างเดียว
• การรื้อปรับระบบกระบวนการทางธุรกิจ: จะทำอย่างไรถ้าธุรกิจของคุณล้มเหลว
• กระบวนการทางธุรกิจเอาท์ซอร์สเกี่ยวข้องกับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่?