Oliver Peterson 6 กรกฎาคม 2565 การดำเนินธุรกิจ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลก็เหมือนกับการขับรถข้ามประเทศโดยไม่มีป้ายหรือแผนที่
การรวบรวมข้อมูลมีความสำคัญต่อการปรับปรุง เนื่องจากหากไม่มีข้อมูลดังกล่าว ก็ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีปัญหาใด ๆ เกิดขึ้นตั้งแต่แรก
เหตุใดคุณจึงทำการปรับปรุง? มันเป็นปัญหาจริงๆ หรือคุณแค่บิดเบี้ยวด้วยความหงุดหงิดในขณะนั้น?
ใช่ ความคับข้องใจของคุณสามารถบอกได้ว่าต้นตอของปัญหาคืออะไร แต่การพึ่งพาความรู้สึกของคุณเพียงอย่างเดียวจะไม่ให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำในระยะยาว
นั่นคือจุดที่การรวบรวมข้อมูลสามารถช่วยได้ คุณลักษณะการวิเคราะห์ของเราสามารถใช้เพื่อวาดภาพสถานะปัจจุบันของกระบวนการใดๆ ที่เป็นกลางและเป็นกลาง และช่วยเน้นพื้นที่ที่เป็นไปได้ที่สามารถปรับปรุงได้
ดังนั้น เรามาเริ่มต้นด้วยการอธิบาย 5 ขั้นตอนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของเราเพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ:
- ขั้นตอนที่ 1: ระบุกระบวนการที่จะปรับปรุง
- ขั้นตอนที่ 2: ประเมินประสิทธิภาพและกำหนดการปรับปรุง
- ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการปรับปรุงกระบวนการ
- ขั้นตอนที่ 4: ทดสอบและติดตามกระบวนการที่อัปเดต
- ขั้นตอนที่ 5: ปรับกระบวนการให้เหมาะสมด้วยระบบอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 1: ระบุกระบวนการที่จะปรับปรุง
ไม่มีกระบวนการใดที่สมบูรณ์แบบ แต่มีบางอย่างที่อาจทำให้คุณเกิดปัญหาอย่างสม่ำเสมอ นั่นคือจุดที่คุณควรเริ่มต้น
จดบันทึกกระบวนการที่ทำให้คุณและทีมเสียเวลาและทรัพยากรบ่อยที่สุด
จากนั้น คุณจะต้องเข้าใจกระบวนการนั้นอย่างถ่องแท้โดยการตอบคำถามต่อไปนี้:
- เป้าหมายของกระบวนการคืออะไร?
- จะเริ่มและสิ้นสุดเมื่อใด?
- แต่ละกิจกรรมภายในกระบวนการมีอะไรบ้าง?
- มีแผนก/พนักงานใดบ้างที่เกี่ยวข้อง?
- ข้อมูลใดบ้างที่ถูกส่งผ่านระหว่างขั้นตอน?
คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ควรช่วยเน้นองค์ประกอบทั้งหมดที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการ และชี้แจงวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพ โดยเริ่มจากเป้าหมายเฉพาะที่กระบวนการนี้พยายามบรรลุ
เหตุใดคุณจึงควรบันทึกกระบวนการของคุณ
ก่อนที่เราจะก้าวต่อไป สิ่งสำคัญคือต้องถามตัวเองว่า: เอกสารกระบวนการของฉันดีแค่ไหน?
คุณอาจรู้ว่ากระบวนการใดที่ต้องได้รับการอัปเดต แต่หากคุณไม่มีเอกสารประกอบกระบวนการที่ชัดเจน การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องก็เป็นไปไม่ได้เลย
หย่อนค้นหารหัสผู้ใช้
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อคุณสามารถดูว่าบางอย่างทำงานอย่างไรก่อนหน้านี้ และเปรียบเทียบกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำไว้ การมีเอกสารกระบวนการที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจนและเข้าถึงได้เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการอำนวยความสะดวกในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนที่ 2: ประเมินประสิทธิภาพและกำหนดการปรับปรุง
เมื่อคุณได้วางกระบวนการของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาประเมินประสิทธิผลและพิจารณาว่าการปรับปรุงใดจะเหมาะสมที่สุด
เริ่มต้นด้วยการบันทึกจุดแข็งและจุดอ่อนของกระบวนการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล และจุดใดที่สามารถแก้ไขได้
คุณอาจพบว่างานบางอย่างไม่จำเป็นเลยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสุดท้ายด้วยซ้ำ หากคุณประสบปัญหานี้ ให้ลองรวมงานเหล่านี้บางส่วนเข้าด้วยกัน หรือแม้แต่กำจัดงานเหล่านั้นทิ้งไปเลย การมีกระบวนการที่กระชับและตรงประเด็นจะดีกว่าเสมอ แทนที่จะเป็นกระบวนการที่อาจซับซ้อนเกินไปหรือสับสนในสิ่งที่พยายามทำให้สำเร็จ
ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการปรับปรุงกระบวนการ
หากคุณมีกระบวนการของคุณบันทึกไว้อย่างดี หรือดีกว่านั้น คุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการ งานนี้ควรจะง่ายพอๆ กับการอธิบายกระบวนการของคุณทีละขั้นตอนและทำการเปลี่ยนแปลงไปพร้อมๆ กัน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องคือการวนซ้ำกระบวนการเวอร์ชันใหม่ทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง ซึ่งช่วยป้องกันความเสียหายและทำให้ง่ายต่อการติดตามและเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างเวอร์ชันต่างๆ ของกระบวนการ ดังนั้นคุณจึงสามารถระบุได้อย่างแม่นยำว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นการปรับปรุงอย่างแท้จริงหรือไม่
เคล็ดลับอีกประการหนึ่งคือการเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำในการวนซ้ำแต่ละครั้ง ดังนั้นจึงง่ายต่อการแบ่งปันความรู้และให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงใดเกิดขึ้น โดยใคร และเมื่อใด
ขั้นตอนที่ 4: ทดสอบและติดตามกระบวนการที่อัปเดต
การทดสอบเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าคุณไม่มีอะไรเสียหาย ดำเนินการตามกระบวนการนี้ โดยหลักการแล้วให้ใกล้เคียงกับสภาพโลกแห่งความเป็นจริงมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้ตามที่คาดหวัง
พิจารณาเป้าหมายสุดท้ายของกระบวนการ – สิ่งนี้ยังคงบรรลุผลหรือไม่?
เมื่อคุณพบว่าการปรับปรุงกระบวนการใช้งานได้แล้ว คุณสามารถเริ่มรวบรวมข้อมูลเพื่อประเมินความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้
การใช้ Process Street Analytics
การสามารถดูประสิทธิภาพของกระบวนการ ทีมของคุณ หรือลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำมีประสิทธิผลมากกว่าจริงหรือไม่
ข้อมูล เช่น ความคืบหน้าของงานและการรันเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่/เสร็จสมบูรณ์สามารถช่วยคุณค้นหาจุดคอขวด และทำความเข้าใจว่าทีมของคุณตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
คลิกที่นี่เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะการวิเคราะห์ของ Process Street
ขั้นตอนที่ 5: ปรับกระบวนการให้เหมาะสมด้วยระบบอัตโนมัติ
เมื่อถึงจุดนี้ คุณทำเสร็จแล้ว คุณได้ระบุและดำเนินการปรับปรุงแล้ว และคุณควรติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อประเมินความสำเร็จ
แต่ถ้าคุณต้องการก้าวไปอีกขั้นและใช้ประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณ ถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาว่างานใด (ถ้ามี) ที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้
ก่อนอื่น เพียงเพื่อไม่ให้เกะกะ หากคุณใช้กระดาษ คุณเกือบจะเห็นว่าประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอนหากคุณเปลี่ยนมาใช้การจัดการกระบวนการดิจิทัล
วิธีเข้าถึงต้นขั้วการจ่ายเงินเก่า
สำหรับส่วนที่เหลือของคุณ หากคุณกำลังถ่ายโอนข้อมูลระหว่างแอป (เช่น เพิ่มไฟล์ Dropbox ด้วยตนเองไปยัง Google Drive) คุณควรดูว่าคุณสามารถกำจัดงานที่ต้องทำเองด้วยระบบอัตโนมัติดั้งเดิมของเราได้หรือไม่
นอกจากนี้ยังควรลองใช้ Zapier , Power Automate และ เมค.คอม เนื่องจากมีระบบอัตโนมัติมากมายอยู่ที่นั่น
คุณคิดอย่างไรกับ 5 ขั้นตอนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของเรา คุณมีเคล็ดลับใด ๆ ที่เราอาจทิ้งไว้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง!
