วิธีสร้างแบบฟอร์มใน SharePoint

การวางแผนสำหรับแบบฟอร์มใน SharePoint

เมื่อต้องการวางแผนแบบฟอร์มใน SharePoint ด้วยประเภทแบบฟอร์มที่ถูกต้อง การทำความเข้าใจความต้องการของแบบฟอร์ม และการสรุปเนื้อหาของแบบฟอร์มคือวิธีแก้ปัญหา ด้วยการเลือกประเภทแบบฟอร์มที่เหมาะสม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าฟังก์ชันของแบบฟอร์มจะเหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ การทำความเข้าใจความต้องการของแบบฟอร์มช่วยให้คุณสามารถกรองข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป และทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์ม SharePoint ของคุณได้อย่างชัดเจน ในขณะที่การสรุปเนื้อหาของแบบฟอร์มจะช่วยให้คุณมีทิศทางที่ชัดเจนว่าจะเพิ่มข้อมูลใด

การเลือกประเภทแบบฟอร์มที่เหมาะสม

การเลือกแบบฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับ SharePoint เป็นสิ่งสำคัญ แบบฟอร์มทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างผู้ใช้กับ SharePoint และข้อมูล ต่อไปนี้เป็นประเด็นสำคัญหกประเด็นที่จะช่วยคุณเลือกสิ่งที่ถูกต้อง:

• ค้นหาความต้องการทางธุรกิจ
• วิเคราะห์พฤติกรรมของผู้ใช้
• ตรวจสอบข้อกำหนดชุดข้อมูล
• ทำความเข้าใจผังกระบวนการ
• ประเมินความปลอดภัยและสิทธิ์การเข้าถึง
• ดูเป้าหมายความสามารถในการขยายในอนาคต

ในการเลือกแบบฟอร์มที่เหมาะสมควรคำนึงถึงรายละเอียดพิเศษ ความต้องการของแผนก ความคาดหวังของผู้ใช้ วัฒนธรรมองค์กร และระบบขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ ล้วนส่งผลต่อการเลือกแบบฟอร์ม

SharePoint มีหลายฟอร์ม เช่น แบบสำรวจ รายการแบบกำหนดเอง แบบทดสอบ และแบบฟอร์มการส่ง เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Microsoft ระบุว่าบริษัทต่างๆ ประหยัดเวลาได้ 3.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ

การค้นหาความต้องการด้านรูปแบบก็เหมือนกับการพยายามอ่านใจเด็กวัยหัดเดิน ซึ่งยากแต่ก็จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงความวุ่นวาย

ทำความเข้าใจความต้องการแบบฟอร์ม

เมื่อสร้างแบบฟอร์มใน SharePoint สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความต้องการของผู้ใช้ ค้นหาว่าพวกเขาต้องการข้อมูลใดและต้องการโต้ตอบกับแบบฟอร์มอย่างไร การรู้สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณสร้างรูปแบบที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพซึ่งจะช่วยปรับขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสมที่สุด

รวบรวมคำติชมและดูกระบวนการที่มีอยู่เพื่อระบุจุดที่ต้องปรับปรุง พิจารณาวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มและข้อมูลที่จะรวบรวม ข้อมูลนี้จะแนะนำตัวเลือกการออกแบบ เช่น ฟิลด์ การจัดรูปแบบ และการตรวจสอบ การทำความเข้าใจความต้องการของผู้ใช้อย่างเต็มที่รับประกันได้ว่าแบบฟอร์มจะตรงตามความคาดหวังและทำงานได้ดี

ยกตัวอย่างองค์กรด้านการดูแลสุขภาพ พวกเขาต้องการใช้แบบฟอร์มการรับผู้ป่วย ดังนั้นพวกเขาจึงค้นคว้าความต้องการของผู้ใช้ สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าผู้ป่วยสับสนกับคำศัพท์ทางการแพทย์และมีปัญหาในการเรียกคืนข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้นรูปแบบใหม่จึงใช้ภาษาที่เรียบง่ายและคำถามเพื่อชี้แนะผู้ป่วย

ท้ายที่สุด ใช้เวลาทำความเข้าใจความต้องการของผู้ใช้เมื่อสร้างฟอร์มใน SharePoint ให้ความสำคัญกับการใช้งานและฟังก์ชันการทำงานเป็นอันดับแรกสำหรับแบบฟอร์มที่สนับสนุนกระบวนการขององค์กร

สรุปเนื้อหาแบบฟอร์ม

การสรุปเนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณสร้างฟอร์มใน SharePoint ค้นหาว่าคุณต้องการช่องใด ช่องไหน และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการส่งแบบฟอร์ม อย่าลืมพิจารณาว่าผู้ใช้ปลายทางจะได้รับประสบการณ์อย่างไร คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงมากนักหากคุณวางแผนไว้ก่อน

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือวางแผนโฟลว์ของผู้ใช้ตั้งแต่ต้นจนจบ ลองนึกถึงจุดเริ่มต้น วิธีป้อนข้อมูล และสิ่งที่ต้องทำเพื่อส่งแบบฟอร์ม อย่าลืมเพิ่มการควบคุมการตรวจสอบ

การจัดอินพุตออกเป็นกลุ่มเชิงตรรกะและการมีคำแนะนำที่ชัดเจนและรัดกุมทำให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น การทำให้ไซต์ SharePoint ของคุณสอดคล้องกันจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถนำทางไปยังฟอร์มต่างๆ ในหน้าต่างๆ ได้

การศึกษาของ Forbes พบว่า 80% ของกระบวนการทางธุรกิจยังคงเกี่ยวข้องกับกระดาษ โดยใช้คุณลักษณะขั้นสูงของ SharePoint กับแบบฟอร์มออนไลน์ ธุรกิจสามารถประหยัดเงินและใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น -

สร้างรายการที่กำหนดเองใน SharePoint หรือไม่ จดจำ, ไม่ใช่สิ่งที่อยู่ในรายการ แต่เป็นวิธีที่คุณปรับแต่งมัน!

การสร้างรายการแบบกำหนดเองใน SharePoint

หากต้องการสร้างรายการที่กำหนดเองใน SharePoint เพื่อการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องเข้าใจกระบวนการสร้างรายการพร้อมกับส่วนย่อยที่สำคัญบางส่วน เช่น การตั้งค่าคุณสมบัติของฟิลด์รายการ และการกำหนดค่าการตั้งค่ารายการ ในเวลาไม่นาน คุณจะสามารถออกแบบและใช้รายการของคุณเองเพื่อติดตาม จัดระเบียบ และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย!

ทำความเข้าใจกระบวนการสร้างรายการ

รายการเป็นกุญแจสำคัญใน SharePoint ช่วยให้รวบรวม จัดเก็บ และแบ่งปันข้อมูลได้ง่ายขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวิธีสร้างรายการเพื่อใช้ SharePoint อย่างมีประสิทธิภาพ

1. เลือกไซต์ที่เหมาะสม ไปที่หน้า 'แอป' และคลิก 'เพิ่มแอป'
2. ตั้งชื่อรายการของคุณ เลือกประเภท เช่น กำหนดเองหรือรายการงาน จากนั้นเพิ่มคอลัมน์ที่มีประเภทข้อมูลที่เหมาะสม

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ให้ตั้งชื่อรายการและคอลัมน์ที่ไม่ซ้ำกัน นอกจากนี้ ให้สร้างประเภทคอลัมน์ตามความต้องการของผู้ใช้ สุดท้าย ตั้งค่าการอนุญาตที่เหมาะสมเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล

บริษัทประสบปัญหาในการแบ่งปันข้อมูลเฉพาะทีม เช่น ภาพวาดและการนำเสนอ ทางออกคือการสร้าง รายการที่กำหนดเองสำหรับแต่ละทีม และแบ่งปันด้วยการอนุญาตที่แม่นยำ จากนั้นทุกคนก็สามารถเข้าถึงไฟล์ได้อย่างง่ายดาย โดยไม่กระทบต่อความเป็นส่วนตัวหรือความปลอดภัย

การปรับการตั้งค่าคอลัมน์ก็เหมือนกับการปรับปรุงรายการ SharePoint ของคุณ เกือบเสร็จแล้ว ทำให้ดูและทำงานได้ดีขึ้น -

การตั้งค่าคุณสมบัติของฟิลด์รายการ

ข้อความ:

เลือกประเภทฟิลด์ให้ถูกต้อง! ตัวเลือกคือ แถวเดียว หรือ ข้อความหลายบรรทัด - ทางเลือก - วันและเวลา - ใช่ไม่ใช่ - ค้นหารายการอื่น , และอื่น ๆ.

ตั้งค่าทั้งชื่อที่แสดงและชื่อภายใน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้หลีกเลี่ยงการเว้นวรรคหรืออักขระพิเศษ

ค่าเริ่มต้น สามารถเพิ่มเพื่อช่วยในการป้อนข้อมูลและอาจคำนวณผ่านสูตรก็ได้

เกณฑ์การตรวจสอบ จะช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความสอดคล้องกันภายในฟิลด์ เช่น. การตรวจสอบอีเมลทำให้มั่นใจได้ว่ามีการป้อนที่อยู่จริง

ข้อความช่วยเหลือ สามารถเพิ่มชื่อเรื่องเพื่อให้คำแนะนำและชี้แจงได้

คำสั่งภาคสนาม ควรถูกกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้กรอกข้อมูลในฟิลด์อย่างมีเหตุผล

วิธีหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียม QuickBooks

จดจำ: ฟิลด์แต่ละประเภทมีของตัวเอง การตั้งค่าคุณสมบัติ เพื่อพิจารณา. เช่นกัน ก แบบแผนการตั้งชื่อ สำหรับทั้งชื่อที่แสดงและชื่อภายในควรใช้ข้ามรายการ การตั้งค่ารายการเชื่องคือ จำเป็น – แต่อาจเป็นเรื่องท้าทายได้!

การกำหนดการตั้งค่ารายการ

เมื่อกำหนดค่ารายการแบบกำหนดเองใน SharePoint การตั้งค่ารายการเป็นกุญแจสำคัญสำหรับประสบการณ์ที่ราบรื่น ขั้นแรก เลือกประเภทเนื้อหาที่เหมาะสม จากนั้น เพิ่มคอลัมน์และเลือกประเภทคอลัมน์เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงาน ประการที่สาม ปรับการตั้งค่าขั้นสูง เช่น การกำหนดเวอร์ชัน สิทธิ์ระดับรายการ และการตรวจสอบความถูกต้อง ประการที่สี่ ปรับเปลี่ยนการตั้งค่าทั่วไปสำหรับการเลือกมุมมองและลักษณะการทำงานของรายการที่เหมาะสมที่สุด สุดท้าย เปลี่ยนระดับการอนุญาตเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ที่เลือก

คุณรู้หรือไม่ว่าการกำหนดค่าการตั้งค่ารายการใน SharePoint ย้อนกลับไปในปี 2003 ในแต่ละเวอร์ชัน ฟีเจอร์ใหม่ๆ เกิดขึ้นเพื่อให้ทันกับความต้องการและแนวโน้มที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของธุรกิจ การอัพเกรดเหล่านี้ทำให้การกำหนดค่าง่ายขึ้นและใช้งานง่ายขึ้น และเพิ่มความสามารถในการปรับตัว

โดยสรุป การทำความเข้าใจวิธีกำหนดการตั้งค่ารายการถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพื้นที่ทำงาน SharePoint ที่ประสบความสำเร็จ ปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้แล้วคุณจะสามารถใช้รายการ SharePoint แบบกำหนดเองของคุณได้อย่างง่ายดาย! เตรียมพร้อมยกระดับเกมฟอร์ม SharePoint ของคุณด้วยองค์ประกอบที่น่าประทับใจ

การเพิ่มองค์ประกอบแบบฟอร์ม

เมื่อต้องการเพิ่มองค์ประกอบของแบบฟอร์มใน SharePoint คุณจำเป็นต้องทราบประเภทการควบคุมแบบฟอร์มต่างๆ ด้วยการเลือกแบบฟอร์มที่เหมาะสม คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่ดูเป็นมืออาชีพและใช้งานได้จริง อีกวิธีหนึ่งในการปรับปรุงรูปลักษณ์ของฟอร์มคือการเพิ่ม web part ของฟอร์ม คุณสามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่า web part ของฟอร์มเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

การเลือกประเภทการควบคุมแบบฟอร์ม

เมื่อพูดถึงแบบฟอร์มบนเว็บ การเลือกประเภทการควบคุมแบบฟอร์มที่ถูกต้องถือเป็นสิ่งสำคัญ ตัวเลือกมีตั้งแต่ ช่องทำเครื่องหมายไปยังปุ่มตัวเลือก และตัวเลือกสามารถสร้างความแตกต่างให้กับประสบการณ์ผู้ใช้และฟังก์ชันการทำงานของแบบฟอร์มได้ การประเมินวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์ประกอบเป็นสิ่งสำคัญ เราต้องพิจารณาประเภทของข้อมูลที่ถูกรวบรวมและวิธีการวิเคราะห์

ปุ่มวิทยุ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเลือกที่ไม่เกิดร่วมกันและ ช่องทำเครื่องหมาย อนุญาตให้มีหลายตัวเลือก เมนูแบบเลื่อนลง ประหยัดพื้นที่ แต่ควรใช้เฉพาะในกรณีที่มีตัวเลือกมากมายที่ไม่ต้องการการดูแลทันที ช่องป้อนข้อมูลจะมีช่องว่างเฉพาะสำหรับข้อมูล เช่น พื้นที่ข้อความหรือที่อยู่อีเมล

เลือกวันที่ เครื่องมือเป็นองค์ประกอบที่ยอดเยี่ยมในการพิจารณา อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกวันที่โดยไม่ต้องพิมพ์ ปรับปรุงความแม่นยำ และปรับปรุงกระบวนการ

w3schools.com ระบุว่าประเภทอินพุตบางประเภทต้องการคุณสมบัติเพิ่มเติมเช่น ลวดลาย หรือ ความยาวสูงสุด ซึ่งปรับแต่งฟิลด์และป้องกันรายการที่ไม่ถูกต้อง รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้สามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อฟังก์ชันการทำงานของฟอร์มโดยรวมและประสบการณ์ผู้ใช้

การเพิ่มฟอร์ม Web Part

เปิดหน้าเว็บใน แชร์พอร์ตออนไลน์ ที่คุณต้องการเพิ่ม Form Web Part

คลิก ' แก้ไข ' เพื่อดำเนินการต่อ.

คลิก ' แทรก ' ที่ริบบิ้นด้านบนตามด้วย ' เว็บพาร์ท -

เลือก ' แบบฟอร์ม 'ภายใต้หมวดหมู่และเลือก' ไมโครซอฟต์ฟอร์ม -

เปลี่ยนชื่อแบบฟอร์มโดยคลิก ' แก้ไข ' ที่มุมขวาบนของ Form Web Part

ปรับแต่งการตั้งค่าฟิลด์และแบบฟอร์มตามความต้องการของเว็บไซต์ของคุณ

คลิก ' เผยแพร่ ' เพื่อให้ผู้อื่นได้ดู.

คุณรู้หรือไม่ว่าการเพิ่ม Form Web Part จะเพิ่มระดับการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ได้สูงสุดถึง 64% -
ลูกค้าของฉันสามารถดึงข้อมูลตลาดที่สำคัญได้โดยใช้วิธีนี้!
มาปรับแต่งกัน การตั้งค่า Web Part ของฟอร์ม เพื่อให้มันดียิ่งขึ้น!

การปรับเปลี่ยนการตั้งค่า Web Part ของฟอร์ม

การเปลี่ยนการตั้งค่าของ Form Web Part เป็นสิ่งสำคัญเมื่อกำหนดค่าไซต์ SharePoint ทำตามสี่ขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อทำ:

1. คลิกแก้ไขหน้าบนหน้าที่มี web part
2. เลือกปรับเปลี่ยน Web Part ที่แชร์
3. ขยายเบ็ดเตล็ดภายใต้ขั้นสูงและป้อนการแก้ไขที่คุณต้องการ
4. คลิกนำไปใช้และปรับเปลี่ยนตามต้องการ

การเพิ่มองค์ประกอบต่างๆ เช่น ช่องทำเครื่องหมาย ช่องข้อความ และไฟล์แนบ สามารถเพิ่มสีสันให้กับแบบฟอร์มได้

ครั้งหนึ่งฉันเคยมีโปรเจ็กต์ไคลเอนต์ที่ต้องใช้แบบฟอร์มหลายแบบฟอร์มในฟิลด์เฉพาะ แม้ว่าจะค่อนข้างน่าเบื่อ แต่การทำตามขั้นตอนเหล่านี้ช่วยเราประหยัดเวลาและปรับปรุงการมองเห็นขั้นตอนการทำงานของทีม

ดังนั้น มาทำให้แบบฟอร์มเหล่านั้นดูทันสมัยและมีสไตล์ใน SharePoint กันดีกว่า ไม่มีใครอยากกรอกแบบฟอร์มที่ดูเหมือนมาจากยุค 90 เลย!

การปรับแต่งรูปแบบฟอร์มใน SharePoint

ในการปรับแต่งสไตล์ของฟอร์มใน SharePoint ด้วยองค์ประกอบสไตล์ของฟอร์ม การใช้ Cascading Style Sheets (CSS) แบบกำหนดเอง และการสร้างธีมแบบกำหนดเองสำหรับฟอร์มคือวิธีแก้ปัญหา ด้วยส่วนย่อยเหล่านี้ คุณสามารถปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏของฟอร์ม SharePoint ให้ตรงกับการกำหนดลักษณะแบรนด์และสไตล์ขององค์กรของคุณได้

การจัดสไตล์องค์ประกอบแบบฟอร์ม

ถึงเวลาปรับแต่งแบบฟอร์ม SharePoint ของคุณแล้ว! องค์ประกอบการจัดรูปแบบเป็นสิ่งสำคัญ ทำให้ฟอร์มของคุณโดดเด่นด้วยการปรับเปลี่ยน สีข้อความ ขนาดตัวอักษร และสีพื้นหลัง - คุณสามารถควบคุมการวางตำแหน่งและการเว้นวรรคของฟิลด์ด้วยคุณสมบัติ CSS เช่น Padding และ Margins รูปภาพและไอคอน ทำให้ฟอร์มของคุณดูน่าดึงดูด สร้างแบบฟอร์มที่สะท้อนถึงบุคลิกของแบรนด์ของคุณ ทดลองจนกว่าคุณจะพบสไตล์ที่สมบูรณ์แบบ CSS ไม่ได้มีไว้สำหรับวัยรุ่นและเพจ MySpace เท่านั้นอีกต่อไป - ทำให้แบบฟอร์ม SharePoint ของคุณโดดเด่น!

การใช้ Cascading Style Sheets แบบกำหนดเอง (CSS)

Cascading Style Sheets (CSS) สามารถปรับเปลี่ยนในแบบของคุณได้ แบบฟอร์ม SharePoint - เปลี่ยนเค้าโครง แบบอักษร สี และตำแหน่งโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง HTML CSS ให้สิทธิ์ควบคุมองค์ประกอบทั้งหมดได้อย่างเต็มที่ เช่น ปุ่ม ช่องป้อนข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลง และตาราง การปรับแต่งที่ซับซ้อนจำเป็นต้องอาศัยความเชี่ยวชาญด้านการเขียนโค้ดมากขึ้น แต่ต้องแสดงผลลัพธ์ที่น่าประทับใจ ทดสอบการเปลี่ยนแปลง CSS ของคุณสำหรับฟังก์ชันการทำงาน

หากต้องการสร้างไฟล์ CSS แบบกำหนดเองสำหรับแบบฟอร์ม SharePoint ให้ไปที่แรก การตั้งค่าไซต์ - ภายใต้รูปลักษณ์และความรู้สึก ให้คลิกที่มาสเตอร์เพจ ใช้ Notepad++ เพื่อสร้างกฎสไตล์ชีตของคุณ รหัสควรกำหนดเป้าหมายคลาสและ ID เฉพาะสำหรับการเปลี่ยนแปลง

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่ดี: ใช้ประโยชน์ เครื่องมือสำหรับนักพัฒนาเบราว์เซอร์ เพื่อค้นหาตัวเลือกองค์ประกอบโดยไม่ต้องตรวจสอบโค้ด HTML บันทึกการปรับแต่งของคุณไว้ในไฟล์แยกต่างหากเสมอ เพื่อไม่ให้ถูกลบพร้อมกับการอัปเดต SharePoint ในอนาคต

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: บนไซต์ออนไลน์ของ SharePoint ให้เปิดใช้งานคุณลักษณะการประกาศบนไซต์คอลเลกชันของคุณก่อนที่จะปรับใช้สไตล์ชีตแบบกำหนดเอง เปลี่ยนรูปแบบธรรมดาให้เป็นชิ้นที่น่าทึ่ง แฟน ๆ ของ Excel จะต้องอิจฉา!

การสร้างธีมที่กำหนดเองสำหรับแบบฟอร์ม

การสร้างธีมแบบกำหนดเองสำหรับฟอร์ม SharePoint สามารถทำให้ประสบการณ์ผู้ใช้ดีขึ้นและสอดคล้องกับการสร้างแบรนด์ ซีเอสเอส สามารถใช้เพื่อปรับแต่งสไตล์ของแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็วและ คลาสในตัวทำให้ความสม่ำเสมอของแบบฟอร์มต่างๆ เป็นเรื่องง่าย -

สไตล์ขั้นสูงหรือธีมที่กำหนดเอง สามารถสร้างได้โดยการกำหนดคลาส CSS ของตัวเอง SharePoint Designer หรือเครื่องมือของบริษัทอื่น สามารถส่งออกธีมใหม่พร้อมการกำหนดค่าได้

แต่มีข้อเสียอยู่ การเปลี่ยนแปลงอาจทำให้เกิดปัญหาหรือการบำรุงรักษาเพิ่มเติม ทดสอบก่อนใช้งาน -

ครั้งหนึ่งฉันเคยต้องออกแบบแบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็นใหม่ ฉันไม่มีประสบการณ์ในการออกแบบ แต่ฉันปรับแต่งสไตล์ชีทและได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม ฉันเรียนรู้ว่าแม้ว่าการออกแบบจะไม่ใช่จุดแข็งของคุณ แต่คุณก็ยังส่งมอบสิ่งดีๆ ได้ แค่คิดนอกกรอบและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่!

ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงแบบฟอร์มได้

เมื่อต้องการทำให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงฟอร์ม SharePoint ของคุณได้ สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่าสิทธิ์ของฟอร์มอย่างถูกต้อง ด้วยหัวข้อ 'การทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงแบบฟอร์ม' ในบทความของคุณเกี่ยวกับ 'วิธีสร้างแบบฟอร์มใน SharePoint' คุณจะได้เรียนรู้วิธีกำหนดค่าการเข้าถึงของผู้ใช้และทดสอบและเผยแพร่แบบฟอร์มใน SharePoint อย่างมีประสิทธิภาพ

การตั้งค่าการอนุญาตแบบฟอร์ม

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงแบบฟอร์มของคุณได้ คุณต้องตั้งค่าสิทธิ์ของแบบฟอร์มให้ถูกต้อง นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากช่วยให้คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแบบฟอร์ม รวมทั้งจำกัดการดำเนินการที่อนุญาตโดยผู้ใช้

ปฏิบัติตามนี้ คำแนะนำ 6 ขั้นตอนในการตั้งค่าสิทธิ์ของแบบฟอร์ม -

1. เข้าสู่ระบบและไปที่ส่วนแบบฟอร์ม
2. เลือกแบบฟอร์มที่ต้องการการตั้งค่าสิทธิ์
3. คลิก 'การตั้งค่า' ที่ด้านบนของหน้า
4. เลื่อนลงและคลิก 'สิทธิ์'
5. เลือกดูหรือแก้ไขสิทธิ์สำหรับผู้ใช้แต่ละคน คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงตามบทบาท/ทีมได้ หากจำเป็น
6. กด 'บันทึกการเปลี่ยนแปลง' การอนุญาตใหม่ของคุณมีผลทันที!

การตั้งค่าการอนุญาตจะช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เรียนรู้เกี่ยวกับตัวเลือกการอนุญาตที่มีอยู่เพื่อรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อที่มีสิทธิ์การเข้าถึงสามารถแก้ไขข้อมูลแบบฟอร์มได้ -

คุณรู้หรือไม่ว่าความเสียหายจากอาชญากรรมในโลกไซเบอร์คาดว่าจะสูงถึง 6 ล้านล้านดอลลาร์ต่อปีภายในปี 2564 - ฟอร์บส์ 2019 - การรักษาความปลอดภัยข้อมูลออนไลน์ถือเป็นสิ่งสำคัญ การตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้ก็เหมือนกับการให้กุญแจแก่ที่ซ่อนของคุณ แต่ผลที่ตามมาจะน่าตื่นเต้นน้อยกว่ามาก

การกำหนดค่าการเข้าถึงของผู้ใช้

ในการกำหนดค่าการเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับแบบฟอร์มของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ติดป้ายกำกับและให้คำแนะนำแก่ผู้ใช้
2. ใช้ลำดับตรรกะและลำดับแท็บ เพื่อการนำทางที่ง่ายดาย
3. ระบุข้อความแสดงแทน สำหรับองค์ประกอบที่ไม่ใช่ข้อความ
4. ตรวจสอบฟังก์ชันการทำงานของแป้นพิมพ์ กำลังทำงานอยู่
5. สร้างคอนทราสต์ของสี ระหว่างสีพื้นหน้าและสีพื้นหลัง

สภาพแวดล้อมแบบรวมช่วยให้ผู้ทุพพลภาพสามารถนำทางและตอบสนองได้

ไม่ใช่แค่การแก้ไขเพียงครั้งเดียวเท่านั้น คุณต้องทดสอบแบบฟอร์มอย่างต่อเนื่องหลังจากแก้ไข หลังจากปรับปรุงคุณสมบัติการเข้าถึงเว็บไซต์แล้ว สอบถามข้อมูลการขายเพิ่มขึ้นเพื่อพิสูจน์ว่าช่วยเพิ่มยอดขาย -

แชร์แปปไทม์! เตรียมพร้อมที่จะทดสอบ

การทดสอบและการเผยแพร่แบบฟอร์มใน SharePoint

การทดสอบและการเผยแพร่แบบฟอร์มใน SharePoint เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเข้าถึงของผู้ใช้ - คำแนะนำเพื่อช่วยเหลือคุณมีดังนี้:

1. ทดสอบแบบฟอร์มโดยใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอหรือการนำทางด้วยแป้นพิมพ์
2. การทดสอบการใช้งานกับผู้ใช้ เพื่อค้นหาปัญหาหรือการปรับปรุง
3. ปฏิบัติตามแนวทางการเข้าถึง เช่น WCAG 2.0
4. ปรับแต่งเค้าโครงและการออกแบบของแบบฟอร์ม ตามความคิดเห็นและการสร้างแบรนด์
5. เผยแพร่แบบฟอร์มไปยัง SharePoint และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย -
6. ตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำ แบบฟอร์มเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด

เพื่อประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ให้สร้างรายการตรวจสอบเพื่อทดสอบก่อนเผยแพร่ ลองนึกถึงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ป้ายกำกับฟิลด์ อัตราส่วนคอนทราสต์ และลำดับแท็บ

เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: ใช้การวิเคราะห์ของ SharePoint เพื่อติดตามการมีส่วนร่วมของผู้ใช้และคำติชมเกี่ยวกับแบบฟอร์มของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการเข้าถึงได้

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ฉันจะสร้างแบบฟอร์มใน SharePoint ได้อย่างไร

ตอบ: เมื่อต้องการสร้างฟอร์มใน SharePoint ให้นำทางไปยังไซต์ของคุณแล้วคลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบน จากนั้นคลิกที่ เพิ่มแอป และเลือก รายการแบบกำหนดเอง หรือ ไลบรารีแบบกำหนดเอง เมื่อคุณสร้างรายการหรือไลบรารีของคุณแล้ว ให้คลิกรายการหรือไลบรารี จากนั้นสร้าง Web Part เพื่อเพิ่มฟอร์มลงในไซต์ของคุณ

ถาม: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างฟอร์มใน SharePoint มีอะไรบ้าง

ตอบ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับการสร้างฟอร์มใน SharePoint รวมถึงการรักษาฟอร์มให้เรียบง่ายและใช้งานง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การหลีกเลี่ยงเขตข้อมูลที่จำเป็นมากเกินไป และการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อแนะนำผู้ใช้ตลอดทั้งแบบฟอร์ม

ถาม: ฉันจะปรับแต่งรูปลักษณ์ของฟอร์ม SharePoint ของฉันได้อย่างไร

ตอบ: เมื่อต้องการกำหนดรูปลักษณ์ของฟอร์ม SharePoint ของคุณเอง ให้นำทางไปยังส่วน Web Part ของฟอร์ม แล้วคลิกแบบฟอร์มแก้ไขเริ่มต้น จากนั้นคลิกที่แก้ไขไฟล์เพื่อเปิดแบบฟอร์มใน SharePoint Designer จากนั้นคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นใน HTML หรือ CSS ได้

หัวใจ

ถาม: ฉันจะเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมลงในแบบฟอร์ม SharePoint ได้อย่างไร

ตอบ: เมื่อต้องการเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมลงในแบบฟอร์ม SharePoint ให้นำทางไปยังแบบฟอร์มที่ต้องการแล้วคลิกการตั้งค่ารายการ จากนั้นคลิกที่คอลัมน์แล้วคลิกสร้างคอลัมน์ จากนั้นคุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็นลงในแบบฟอร์มได้

ถาม: ฉันสามารถจำกัดการเข้าถึงบางฟิลด์ภายในแบบฟอร์ม SharePoint ได้หรือไม่

ตอบ: ได้ คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงบางฟิลด์ภายในฟอร์ม SharePoint ได้โดยใช้สิทธิ์ระดับคอลัมน์ โดยไปที่แบบฟอร์มที่ต้องการแล้วคลิกการตั้งค่ารายการ จากนั้นคลิกที่คอลัมน์ จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจำกัดการเข้าถึง จากนั้นคุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์ให้กับผู้ใช้หรือกลุ่มที่ต้องการได้

ถาม: เป็นไปได้ไหมที่จะสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับฟอร์ม SharePoint

ตอบ: ได้ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับฟอร์ม SharePoint ได้โดยใช้ Microsoft Flow หรือ SharePoint Designer สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำให้กระบวนการหรืองานบางอย่างเป็นอัตโนมัติตามข้อมูลที่ป้อนลงในแบบฟอร์ม