วิธีบันทึกเอกสาร Microsoft Word

โลกที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันทำให้การรู้วิธีประหยัดก เอกสารไมโครซอฟต์เวิร์ด - คุณต้องทำเช่นนี้เพื่อความปลอดภัยในการทำงานของคุณและอำนวยความสะดวกในการแบ่งปัน การบันทึกทำได้ง่าย: คลิกไอคอนฟล็อปปี้ดิสก์ที่มุมซ้ายบนหรือกด Ctrl + S นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์หรือรูปแบบได้อีกด้วย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ไปที่แท็บไฟล์ และเลือกบันทึกเป็น

เป็นเรื่องเหลือเชื่อที่คิดว่า Microsoft Word สำหรับ MS-DOS เป็นซอฟต์แวร์ตัวแรกที่เปิดใช้งานการบันทึกแบบดิจิทัลในปี 1983 ซึ่งเปลี่ยนวิธีการจัดเก็บเอกสารของเรา ดังนั้น จำไว้ว่า: คลิกไอคอนบันทึก ใช้บันทึกเป็น และชื่นชมความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถรักษางานของคุณให้ปลอดภัยได้!

ทำความเข้าใจวิธีการต่างๆ ในการบันทึกเอกสาร Microsoft Word

บันทึกอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะที่สำคัญของ Microsoft Word ที่จะบันทึกงานของคุณเป็นระยะๆ ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะสูญเสียการเปลี่ยนแปลง

หากต้องการบันทึกเอกสาร Microsoft Word คุณสามารถใช้วิธีการต่อไปนี้:

1. บันทึกเป็น: ใช้ตัวเลือกบันทึกเป็นเพื่อสร้างหลายเวอร์ชันหรือบันทึกเอกสารด้วยชื่อหรือรูปแบบอื่น ไปที่ ไฟล์ คลิกบันทึกเป็น เลือกตำแหน่ง เลือกชื่อไฟล์อื่น (หากต้องการ) และเลือกรูปแบบไฟล์
2. แป้นพิมพ์ลัด: เร่งความเร็วในการบันทึกเอกสาร Microsoft Word ของคุณด้วยแป้นพิมพ์ลัด หากต้องการบันทึกอย่างรวดเร็ว ให้กด Ctrl + ส บน Windows หรือ คอมมานด์+ส บนเครื่องแมค การบันทึกเป็นประจำจะป้องกันข้อมูลสูญหายในกรณีที่คอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือไฟฟ้าดับ และยังป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจจากผู้อื่นในการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์

คำแนะนำเพิ่มเติมมีดังนี้:

• ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์: ใช้ประโยชน์จากบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Microsoft OneDrive หรือ Google Drive เพื่อการเข้าถึงและการสำรองข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ จัดเก็บเอกสารในระบบคลาวด์เพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์หรือการโจรกรรมอุปกรณ์
• ตั้งค่ากำหนดการบันทึกอัตโนมัติ: ปรับแต่งการตั้งค่าบันทึกอัตโนมัติตามความต้องการส่วนบุคคล ปรับความถี่ที่จะบันทึกเอกสารและเลือกว่าจะบันทึกเฉพาะในเครื่องหรือบันทึกโดยตรงไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ด้วยการปรับแต่งการตั้งค่าเหล่านี้ คุณจะปกป้องงานของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

ทำความคุ้นเคยกับวิธีการเหล่านี้และใช้คำแนะนำ เช่น พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการตั้งค่าบันทึกอัตโนมัติเพื่อบันทึกเอกสาร Microsoft Word ของคุณ รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล และปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ

วิธีที่ 1: การใช้ปุ่มบันทึก

1. คลิกที่แท็บไฟล์ด้านบนซ้าย

   ตรวจสอบเวอร์ชัน. net

2. เลือกบันทึกหรือกด Ctrl + S

3. เรียกดูโฟลเดอร์หรือเลือกตำแหน่งล่าสุด

4. ป้อนชื่อที่สื่อความหมายในช่องชื่อไฟล์

5. คลิกบันทึกเพื่อเสร็จสิ้น

โปรดจำไว้ว่า ให้บันทึกเป็นประจำเพื่อปกป้องข้อมูลจากข้อผิดพลาดของระบบหรือไฟฟ้าดับ ปุ่มบันทึกช่วยให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย

เพื่อการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ให้เปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติและใช้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น OneDrive, Google Drive หรือ Dropbox เพิ่มการเข้าถึงและการทำงานร่วมกัน พร้อมทั้งมอบความปลอดภัยเพิ่มเติมด้วยกลไกการสำรองข้อมูลในตัว

บันทึกอย่างชาญฉลาดและลดความเสี่ยงด้วยการบันทึกปกติ บันทึกอัตโนมัติ และพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์!

วิธีที่ 2: การใช้แป้นพิมพ์ลัด

แป้นพิมพ์ลัดเป็นวิธีที่ดีในการบันทึกเอกสาร Microsoft Word อย่างรวดเร็ว โดยมีวิธีการดังนี้:

1. กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้
2. กดปุ่ม S ขณะที่ยังคงกด Ctrl ค้างไว้
3. ปล่อยปุ่มทั้งสองแล้วคุณทำเสร็จแล้ว!
4. จดจำการกดแป้นพิมพ์ร่วมกันเพื่อการบันทึกที่รวดเร็วยิ่งขึ้น: Ctrl + S

วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากจะบันทึกงานของคุณโดยไม่นำคุณออกจากขั้นตอนการทำงาน นอกจากนี้ยังเป็นการดีหากคุณใช้ Ctrl + S เป็นระยะ ๆ เพื่อป้องกันความคืบหน้าของคุณในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

วิธีที่ 3: การใช้เมนูไฟล์

ที่ เมนูไฟล์ เป็นสิ่งที่ต้องมีใน Microsoft Word ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้บันทึกเอกสารได้อย่างรวดเร็ว มาเรียนรู้วิธีบันทึกเอกสารด้วย วิธีที่ 3: การใช้เมนูไฟล์ - นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

1. เปิด ไมโครซอฟเวิร์ด
2. คลิกแท็บไฟล์ที่มุมซ้ายบน
3. เลือกบันทึกหรือบันทึกเป็นจากเมนูแบบเลื่อนลง เลือกตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์ของคุณและตั้งชื่อไฟล์ คลิกบันทึกเพื่อเสร็จสิ้น

เมื่อใช้เมนูไฟล์ คุณสามารถบันทึกเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกพิเศษ เช่น การบันทึกในรูปแบบต่าง ๆ หรือการตั้งค่าการบันทึกอัตโนมัติ ลองดูเพื่อปรับแต่งวิธีการบันทึกของคุณ

กาลครั้งหนึ่ง นักเขียนคนหนึ่งพยายามเขียนต้นฉบับโดยใช้ Microsoft Word อย่างหนัก จนกระทั่งเกิดโศกนาฏกรรม - คอมพิวเตอร์ของเธอพัง! เธอไม่ได้บันทึกงานของเธอไว้ภายในไม่กี่ชั่วโมงและรู้สึกหงุดหงิดมาก แต่โชคดีที่เธอเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติผ่านวิธีที่ 3 และเอกสารของเธอได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติก่อนที่จะเกิดข้อขัดข้อง เรื่องราวนี้สอนเราถึงคุณค่าของการใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดที่ Microsoft Word นำเสนอ

วิธีที่ 4: ตัวเลือกการบันทึกอัตโนมัติ

การบันทึกอัตโนมัติด้วย Microsoft Word เป็นวิธีที่ดีในการสำรองข้อมูลเอกสารของคุณ! นี่คือก คำแนะนำ 6 ขั้นตอน -

1. เปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ: ไปที่แท็บ 'ไฟล์' เลือก 'ตัวเลือก' จากนั้นไปที่หมวด 'บันทึก' ทำเครื่องหมายที่ช่องว่า 'บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ X นาที' และปรับเวลาตามที่คุณต้องการ
2. ตั้งค่าตำแหน่งการสำรองข้อมูล: ขณะอยู่ในการตั้งค่า 'บันทึก' ให้เลือกจุดที่จะจัดเก็บสำเนาสำรองของเอกสารของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าหากไฟล์ต้นฉบับเสียหายหรือสูญหาย คุณจะมีเวอร์ชันล่าสุดให้ใช้งาน
3. ปรับการตั้งค่าการกู้คืนอัตโนมัติ: ในหน้าต่างเดียวกัน ให้ปรับแต่งความถี่ที่ Word จะบันทึกเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติ ระวังอย่าตั้งช่วงเวลาบ่อยเกินไป เนื่องจากอาจทำให้ประสิทธิภาพของ Word ช้าลง
4. ใช้ประวัติเวอร์ชัน: ด้วยการสมัครสมาชิก Microsoft Office 365 คุณสามารถเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าของคุณที่บันทึกผ่านการบันทึกอัตโนมัติ คลิกที่ 'ไฟล์' จากนั้นไปที่ 'ข้อมูล' และค้นหา 'ประวัติเวอร์ชัน' คุณสามารถกู้คืนเวอร์ชันเก่าหรือบันทึกเป็นไฟล์แยกต่างหากได้
5. ตรวจสอบสถานะการบันทึกอัตโนมัติ: Microsoft Word จะแสดงการบันทึกอัตโนมัติที่มุมขวาบนขณะกำลังดำเนินการบันทึกอัตโนมัติ คอยสังเกตสัญญาณนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณได้รับการบันทึกแล้ว
6. กำหนดความถี่ต่อเอกสารเอง: สำหรับเอกสารที่การบันทึกอัตโนมัติอาจทำให้เสียสมาธิเนื่องจากการอัพเดตหน้าจออยู่ตลอดเวลา คุณสามารถปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ได้ชั่วคราว ไปที่ 'ตัวเลือก' คลิกที่ 'บันทึก' และยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก 'บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ'

อย่าลืมบันทึกงานของคุณด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนทำการเปลี่ยนแปลงสำคัญหรือปิดเอกสาร

วิธีลบรหัสผ่านออกจาก windows

ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ: การบันทึกอัตโนมัติถูกนำมาใช้ครั้งแรกใน Word 2010 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนเอกสารได้แม้หลังจากไฟฟ้าขัดข้องหรือระบบขัดข้อง (ที่มา: ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft)

บทสรุป

จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ใช้จะสามารถบันทึกเอกสาร Microsoft Word ได้ ขั้นตอนง่ายๆ เช่น การคลิก บันทึก หรือกด Ctrl+S เป็นกุญแจสำคัญ หรือไปไกลกว่านั้นด้วย บันทึกเป็น เพื่อสร้างเอกสารใหม่ในรูปแบบหรือชื่ออื่น

บันทึกอัตโนมัติ ก็มีประโยชน์เช่นกัน โดยจะบันทึกความคืบหน้าของคุณเมื่อเกิดปัญหาที่ไม่คาดคิด เช่น ไฟฟ้าดับหรือคอมพิวเตอร์ขัดข้อง ฝ่ายสนับสนุนของไมโครซอฟต์ ( https://support.microsoft.com ) กล่าวว่าสิ่งนี้ช่วยหลีกเลี่ยงข้อมูลสูญหายและรักษาการเปลี่ยนแปลง