วิธีย้ายไฟล์ใน SharePoint

ภาพรวมของการจัดการไฟล์ SharePoint

พร้อมที่จะจัดการไฟล์ใน SharePoint แล้วหรือยัง? ไม่มีปัญหา!

หากต้องการย้ายรายการใดรายการหนึ่ง: คลิกปุ่ม ... เลือก 'ย้ายไปที่' เลือกไลบรารี/โฟลเดอร์/ไซต์ปลายทาง แล้วยืนยัน

ลบ bing ออกจากแถบค้นหา

หากต้องการย้ายหลายรายการ? เลือกทั้งหมด จากนั้นทำตามขั้นตอนเดียวกัน

สำหรับความช่วยเหลือในการค้นหาไฟล์? ใช้แถบค้นหาของ SharePoint!

จัดระเบียบเนื้อหาของคุณโดยการลบไฟล์ที่ไม่ต้องการหรือล้าสมัยเป็นประจำ เคล็ดลับมือโปร: ใช้ข้อมูลเมตาและการแท็กเพื่อการค้นหาที่ง่ายขึ้นในอนาคต

มาเคลื่อนไหวกันเถอะ!

การย้ายไฟล์ภายในไลบรารี SharePoint

การย้ายไฟล์ในไลบรารี SharePoint

หากต้องการย้ายไฟล์ภายในไลบรารี SharePoint ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

1. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการย้าย : เลือกไฟล์ที่คุณต้องการย้ายโดยเลือกไฟล์ด้วยเคอร์เซอร์เมาส์
2. คลิกที่ย้าย : เมื่อคุณเลือกไฟล์แล้ว ให้ไปที่แถบคำสั่งแล้วคลิกที่ปุ่มย้าย
3. เลือกจุดหมายปลายทางของคุณ : หน้าต่างป๊อปอัปจะเปิดขึ้น เลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่คุณต้องการย้ายไฟล์ของคุณแล้วคลิกที่ปุ่มย้าย

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการพิจารณาสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ตามความต้องการของโครงการหรือแผนกของคุณ ช่วยให้สามารถจัดระเบียบได้มากขึ้นและจัดการไฟล์ได้ง่ายขึ้น คุณยังสามารถตั้งค่าการอนุญาตเพื่อควบคุมการเข้าถึงไฟล์ของคุณ โดยอนุญาตให้เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงและแก้ไขไฟล์ได้ ด้วยการทำตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณสามารถปรับปรุงประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ของคุณและเก็บไฟล์ของคุณให้เป็นระเบียบและปลอดภัยได้

การเลือกไฟล์ที่จะย้ายใน SharePoint ก็เหมือนกับการพยายามเลือกเด็กคนไหนที่จะบันทึกจากตึกที่ถูกไฟไหม้ ยกเว้นว่ามีความผูกพันทางอารมณ์น้อยลง

วิธีเลือกไฟล์ที่จะย้าย

การเลือกไฟล์ที่จะย้ายภายในไลบรารี SharePoint เป็นเรื่องง่าย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เปิดไลบรารีเอกสารแล้วเลือกไฟล์ที่คุณต้องการย้าย นี่คือก คำแนะนำ 3 ขั้นตอน -

1. ทำเครื่องหมายในช่อง ถัดจากแต่ละไฟล์
2. ถึง เลือกหลายรายการ ให้กด Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละไฟล์
3. ทำเครื่องหมายในช่อง หน้าป้ายชื่อเพื่อเลือกรายการทั้งหมดในคราวเดียว

โปรดจำไว้ว่า การเลือกรายการมากเกินไปอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพของระบบ ดังนั้นให้เลือกเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น เมื่อย้ายหรือถ่ายโอนไฟล์ใน SharePoint อย่าลบไฟล์เหล่านั้นออกจากตำแหน่งเดิมจนกว่าคุณจะแน่ใจว่าไฟล์เหล่านั้นได้ย้ายสำเร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิ์ได้รับการดูแลเช่นกัน

โดยสรุป การทำความเข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการย้ายเอกสารใน SharePoint จะช่วยประหยัดเวลาและรับประกันว่าข้อมูลทั้งหมดจะถูกโอนโดยไม่มีปัญหา

มันน่าทึ่งมาก ไมโครซอฟต์ ไม่ได้คาดหวัง แชร์พอร์ต ที่จะประสบความสำเร็จเหมือนทุกวันนี้เมื่อเปิดตัวครั้งแรกในปี 2544 ควรจะเป็นเครื่องมือการจัดการเอกสารที่เรียบง่าย แต่องค์กรต่างๆ มองเห็นศักยภาพของมันและใช้เป็นศูนย์กลางการทำงานร่วมกัน คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้ช่วยส่วนตัวเพื่อย้ายไฟล์ใน SharePoint เพียงแค่ลากและวาง!

วิธีย้ายไฟล์โดยใช้วิธีลากและวาง

โอนเอกสารอย่างรวดเร็วด้วยวิธีลากและวาง! คำแนะนำ 6 ขั้นตอนมีดังนี้:

1. เปิดไซต์ SharePoint ของคุณ ไปที่ไลบรารีเอกสาร
2. คลิกไฟล์ที่คุณต้องการย้าย
3. กดปุ่มเมาส์ค้างไว้แล้วลาก
4. เครื่องหมายบวกสีเขียวแสดงว่าคุณกำลังย้ายไฟล์
5. ปล่อยปุ่มเมาส์เพื่อวางลงในตำแหน่งใหม่
6. ไฟล์ของคุณอยู่ในตำแหน่งใหม่แล้ว!

คุณยังสามารถย้ายหลายไฟล์พร้อมกันได้ เพียงเลือกก่อนที่จะลากไป

ถ้าคุณไม่พบโฟลเดอร์หรือไลบรารี ให้ใช้ฟังก์ชันการค้นหาของ SharePoint ซึ่งจะช่วยค้นหาโฟลเดอร์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

จัดระเบียบเอกสารของคุณด้วยรูปแบบการตั้งชื่อที่ชัดเจน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถระบุและจัดกลุ่มไฟล์ที่คล้ายกันได้อย่างง่ายดาย

วิธีย้ายไฟล์โดยใช้คำสั่ง move to

1. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้าย
2. คลิก ย้ายไปที่ ปุ่มที่ด้านบนของห้องสมุดของคุณ
3. ในป๊อปอัป ให้เลือกตำแหน่งที่จะย้าย
4. คลิก เคลื่อนไหว -
5. ไปที่ห้องสมุดปลายทางและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีอยู่ที่นั่น

มันง่ายมาก! การทำเช่นนี้จะทำให้คุณสามารถจัดระเบียบและเข้าถึงเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย

รับทราบ: เมื่อคุณย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์ ข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดก็จะตามมาด้วย นั่นหมายความว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะยังคงอยู่ในเอกสารของคุณ

เป็นที่น่าสังเกต: Microsoft SharePoint มีผู้ใช้มากกว่า 190 ล้านคนในปี 2564 ทำให้เป็นหนึ่งในระบบการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรที่ได้รับความนิยมมากที่สุด หากชีวิตจริงจะง่ายเหมือนคำสั่ง Move To ของ SharePoint!

วิธีย้ายไฟล์โดยใช้คำสั่ง copy to

ที่ คัดลอกไปที่ command คือวิธีการย้ายไฟล์ภายในไลบรารี SharePoint ที่รวดเร็วและง่ายดาย! นี่คือวิธีการทำงาน 4 ขั้นตอนง่ายๆ -

1. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้าย
2. คลิก คัดลอกไปที่ ปุ่มในแถบเครื่องมือ
3. เลือกไลบรารีหรือโฟลเดอร์ปลายทาง
4. คลิก ตกลง และแบม! ดูไฟล์หรือโฟลเดอร์ของคุณเทเลพอร์ตไปยังตำแหน่งใหม่

การบอกล่วงหน้าหรือเตือนล่วงหน้า: คัดลอกไปที่ จะสร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์ของคุณซ้ำกันแทนที่จะถ่ายโอนทั้งหมด นี่หมายความว่า ไม่มีการสูญเสียข้อมูลระหว่างกระบวนการถ่ายโอน -

เคล็ดลับมือโปร : หากคุณต้องการแนวทางที่แตกต่างให้ลองใช้ ย้ายไปที่ สั่งการ. มันจะทำงานด้วย!

การย้ายไฟล์ระหว่างไลบรารี SharePoint

การย้ายเอกสารข้ามไลบรารี SharePoint ต่างๆ

การย้ายไฟล์ระหว่างไลบรารี SharePoint เป็นงานทั่วไปสำหรับผู้ดูแลระบบ SharePoint จำเป็นต้องรายงานว่าผู้ใช้ SharePoint สามารถย้ายเอกสารระหว่างไลบรารีได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน

1. เลือกเอกสารที่คุณต้องการย้าย
2. ไปที่ 'แท็บไฟล์' - จากนั้นเลือกปุ่ม 'ย้ายไปที่' ในกลุ่มคำสั่ง
3. เลือกไลบรารีปลายทางจากรายการดรอปดาวน์ของไลบรารีที่มีอยู่

รายละเอียดเฉพาะอย่างหนึ่งที่ต้องจำไว้คือ SharePoint จะไม่ลบเอกสารต้นฉบับออกจากไลบรารีต้นทาง มันจะคัดลอกไฟล์ไปยังไลบรารีปลายทางเท่านั้น นี่เป็นข้อได้เปรียบหากคุณต้องการรักษาประวัติของเอกสาร

ในทำนองเดียวกัน เป็นที่น่าสังเกตว่าเมื่อ SharePoint เข้าสู่ตลาดเป็นครั้งแรก ก็ได้รับการยกย่องว่าเป็นผลิตภัณฑ์ปฏิวัติที่จะเปลี่ยนวิธีที่เราจัดเก็บและแบ่งปันเอกสาร ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา SharePoint ได้กลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของหลายองค์กรทั่วโลก โดยให้ความช่วยเหลือในการริเริ่มการทำงานร่วมกัน การจัดการเอกสาร และองค์กร

การเลือกไลบรารี่ที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากการย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์สูตรอาหารของคุณแม่จะเป็นสูตรสำหรับหายนะ

วิธีการเลือกไลบรารีต้นทางและปลายทาง

การเลือกไลบรารีต้นทางและปลายทางใน SharePoint อาจเป็นเรื่องที่น่ากังวล แต่ด้วยขั้นตอนที่ถูกต้องก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว! นี่ 5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเลือกไลบรารีต้นทางและปลายทางของคุณ:

1. เข้าสู่ระบบ SharePoint และค้นหาไลบรารีเอกสารพร้อมไฟล์ที่จะย้าย
2. ช่องทำเครื่องหมายข้างไฟล์ที่คุณต้องการถ่ายโอน
3. ค้นหา ย้ายไปที่ ปุ่มแล้วคลิก
4. หน้าต่างจะปรากฏขึ้น - เรียกดูไลบรารีเอกสารของไซต์จนกว่าคุณจะพบตำแหน่งที่คุณต้องการ
5. จากนั้นให้ตี ย้ายมาที่นี่ และคุณทำเสร็จแล้ว!

หากคุณกำลังถ่ายโอนไฟล์จำนวนมากในคราวเดียว อาจทำให้ระบบของคุณช้าลงหรือทำให้เกิดข้อผิดพลาด ลองใช้ชุดที่เล็กลงแทน

เช่นเดียวกับการเลือกเครื่องแต่งกายสำหรับกิจกรรม การเลือกไลบรารี SharePoint สำหรับการถ่ายโอนไฟล์จำเป็นต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของฉันเคยย้ายสัญญาสำคัญไปยังห้องสมุดผิด ส่งผลให้เสียเวลาและประสิทธิภาพในการทำงาน อย่าลืมปฏิบัติตามคำแนะนำของเราเพื่อหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุดังกล่าว! สุดท้ายนี้ เป็นวิธีการย้ายไฟล์โดยไม่เปลืองแรง ยกเว้นในกรณีที่คุณย้ายคอมพิวเตอร์

วิธีย้ายไฟล์โดยใช้คำสั่ง move to

การย้ายไฟล์ในไลบรารี SharePoint สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่ง move to โดยมีวิธีการดังนี้:

1. เลือกไฟล์
2. คลิก ย้ายไปที่ ปุ่ม.
3. เลือกห้องสมุดปลายทาง
4. เลือกโฟลเดอร์ย่อยภายในไลบรารี
5. ตี เคลื่อนไหว และรอการยืนยัน

อย่าลืมสิ่งนั้น ลิงก์และการอนุญาตจะไม่ถ่ายโอนโดยอัตโนมัติ ไปยังตำแหน่งใหม่ หากคุณย้ายไฟล์จำนวนมาก อาจต้องใช้เวลาสักระยะ ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณมี ระดับการอนุญาตผู้ใช้ที่เพียงพอและการเชื่อมต่อเครือข่าย - ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งย้ายไฟล์สำคัญหลายไฟล์แต่ละเลยที่จะอัปเดตลิงก์และการอนุญาต สิ่งนี้ทำให้เกิดความสับสนในหมู่ทีมจนกระทั่งพวกเขาขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอที

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ทุกคนสามารถย้ายไฟล์ระหว่างไลบรารี SharePoint ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วโดยไม่มีปัญหาหรือความล่าช้า

คัดลอกไปที่คำสั่ง: เพราะการลากและวางนั้นธรรมดาเกินไป!

วิธีย้ายไฟล์โดยใช้คำสั่ง copy to

คัดลอกไปที่ เป็นวิธีง่ายๆ ในการย้ายไฟล์ระหว่างไลบรารี SharePoint โดยมีวิธีการดังนี้:

1. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการย้ายโดยทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากชื่อไฟล์
2. คลิก คัดลอกไปที่ ปุ่มที่ด้านบนของหน้า
3. ใน สำเนา กล่องโต้ตอบ ให้เลือก เลือกจุดหมายปลายทาง -
4. เรียกดูและเลือกไลบรารีปลายทาง
5. คลิก สำเนา เพื่อเสร็จสิ้น

โปรดจำไว้ว่าหากคุณทำเครื่องหมายในช่อง 'ย้ายเนื้อหาถ้ามี' จากนั้นไฟล์จะถูกลบออกจากตำแหน่งเดิม ข้อมูลเมตา เวอร์ชัน และสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องจะถูกโอนไปด้วย

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: สำรองไฟล์สำคัญหรือทดสอบกับเอกสารไม่สำคัญก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารีทั้งสองเพื่อให้สามารถดูและแก้ไขเนื้อหาได้โดยไม่ยาก

ทำไมไม่เพลิดเพลินไปกับความตื่นเต้นในการย้ายไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint แทนที่จะไปเที่ยวพักผ่อนที่เครียดล่ะ

การย้ายไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint ต่างๆ

ย่อหน้าที่ 1:

การย้ายไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint สามารถทำได้อย่างราบรื่นโดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ ด้วยขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถถ่ายโอนไฟล์ระหว่างไซต์ได้ภายในไม่กี่นาที

ย่อหน้า 2:

1. ขั้นแรก ค้นหาไฟล์เป้าหมายที่คุณต้องการย้ายโดยการนำทางไปยังไซต์ SharePoint ที่ไฟล์นั้นอยู่ในปัจจุบัน
2. เมื่อพบแล้วให้เลือกไฟล์แล้วกดที่ 'AúCopy' Aù ปุ่มจากแถบด้านบน
3. นำทางไปยังไซต์ SharePoint ปลายทางแล้วกด 'วาง' ปุ่มจากแถบด้านบนเพื่อย้ายไฟล์

ย่อหน้า 3:

ในกระบวนการถ่ายโอนไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าสิทธิ์ผู้ใช้ ข้อมูลเมตา และประวัติเวอร์ชันที่เกี่ยวข้องกับไฟล์จะยังคงอยู่ ทำให้กระบวนการราบรื่นและสะดวกสบายสำหรับผู้ใช้ทุกคน

ย่อหน้าที่ 4:

ฉันจะรวมเซลล์ใน word ได้อย่างไร

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ในขณะที่ย้ายไฟล์ภายใน SharePoint ขอแนะนำให้รักษาโครงสร้างไฟล์ที่ช่วยให้สามารถนำทางระหว่างไซต์ได้อย่างง่ายดาย ทำให้กระบวนการค้นหาไฟล์ง่ายขึ้นและประหยัดเวลา

การเลือกไซต์ต้นทางและปลายทางที่สมบูรณ์แบบใน SharePoint ก็เหมือนกับการหยิบเข็มจากกองหญ้า แต่มีผ้าปิดตา

วิธีการเลือกไซต์ต้นทางและปลายทาง

การเลือกไซต์ต้นทางและปลายทางของคุณใน SharePoint เป็นขั้นตอนสำคัญในการถ่ายโอนไฟล์ระหว่างไซต์เหล่านั้น มาดูวิธีการทำกัน!

1. ระบุไซต์ต้นทาง – เปิดไซต์ SharePoint คลิกไอคอนรูปเฟือง และเลือกข้อมูลไซต์ บันทึก URL ของเว็บไซต์
2. เลือกไซต์ปลายทาง – เปิดไซต์ SharePoint อื่นและทำขั้นตอนที่ 1 เพื่อบันทึก URL
3. ตรวจสอบการอนุญาตของคุณ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์เข้าถึงทั้งสองไซต์ก่อนที่จะเริ่ม
4. เข้าถึงไฟล์ – ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการย้ายโดยการสำรวจไลบรารีเอกสารของแต่ละไซต์หรือใช้การค้นหา
5. ย้ายไฟล์ – หลังจากเลือกไฟล์ที่จำเป็นแล้ว ให้คลิกตัวเลือก ย้ายไปยัง ใต้แท็บ ไฟล์ จากนั้นเลือกปลายทางเป้าหมายจากตัวเลือกไซต์ SharePoint

โปรดทราบว่าลิงก์ไฟล์และข้อมูลเมตาอาจสูญหายเมื่อย้ายไฟล์ระหว่างไซต์ใน Sharepoint ดังนั้นจึงควรอัปเดตองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดอีกครั้งเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและใช้งานเอกสารจากแหล่งต่างๆ

บอกลาการถ่ายโอนไฟล์ที่น่าเบื่อ – คำสั่งย้ายไปยังทำให้การย้ายไซต์ใน SharePoint เป็นเรื่องง่าย!

วิธีย้ายไฟล์โดยใช้คำสั่ง move to

คำสั่งย้ายไปยังทำให้การถ่ายโอนไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint เป็นเรื่องง่าย ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. นำทางไปยังไลบรารีเอกสารหรือหน้าที่เก็บไฟล์ที่คุณต้องการย้าย
2. เลือกไฟล์.
3. แตะ 'ย้ายไป' ใน Ribbon ที่ด้านบนของหน้าจอ แล้วเลือกไซต์ปลายทาง
4. ตอนนี้ไฟล์ของคุณจะอยู่ที่บ้านใหม่

หมายเหตุ: เฉพาะเอกสารและไฟล์อื่นๆ ที่จัดเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint โดยตรงเท่านั้นที่สามารถย้ายด้วยวิธีนี้ได้ ไฟล์แนบไม่สามารถย้ายได้

หากมีปัญหาใดๆ หรือคุณต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

เมื่อย้ายไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint โปรดจำไว้ว่า:

• ตั้งค่าการอนุญาตที่เหมาะสม สำหรับทั้งไซต์ต้นทางและปลายทาง
• ตรวจสอบว่าต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานหรือกระบวนการทางธุรกิจก่อนที่จะย้ายหรือไม่
• ทดสอบไฟล์ที่ไม่สำคัญก่อน – เป็นการหลีกเลี่ยงการลบโดยไม่ตั้งใจ

การใช้คำสั่งย้ายไปยังมีประสิทธิภาพในการย้ายไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint ด้วยขั้นตอนและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณสามารถทำให้กระบวนการราบรื่นและปราศจากความเครียด การย้ายไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint ไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน – ลองใช้คำสั่ง Move to วันนี้!

วิธีย้ายไฟล์โดยใช้คำสั่ง copy to

ที่ คัดลอกไปที่ คำสั่งเหมาะสำหรับการถ่ายโอนไฟล์ระหว่างไซต์ SharePoint โดยมีวิธีการดังนี้:

1. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการย้ายจากไลบรารีเอกสาร
2. คลิก คัดลอกไปที่ คำสั่งบนริบบิ้น
3. เลือกตำแหน่งหรือไซต์ที่คุณต้องการย้ายไฟล์ไป แล้วคลิกคัดลอก
4. ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้นเมื่อย้ายไฟล์สำเร็จ

ระวัง: ข้อความเตือนอาจปรากฏขึ้นหากคุณกำลังถ่ายโอนไฟล์ระหว่างโดเมน SharePoint ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ปลายทางมีสิทธิ์ที่ถูกต้องเช่นกัน ไม่เช่นนั้นคุณอาจประสบปัญหาเกี่ยวกับการอนุญาต

เมื่อเร็วๆ นี้ สมาชิกในทีมคนหนึ่งของฉันย้ายเอกสารประกอบโครงการทั้งหมดไปไว้ในโฟลเดอร์ที่ไม่ถูกต้อง ฉันแนะนำ คัดลอกไปที่ คำสั่งที่เราใช้ในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและแม่นยำ หากคุณต้องการถ่ายโอนเอกสารข้ามโฟลเดอร์หรือไซต์ คำสั่งนี้ช่วยได้มาก!

เคล็ดลับสำหรับการย้ายไฟล์ใน SharePoint ให้ประสบความสำเร็จ

เคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าการถ่ายโอนไฟล์ใน SharePoint จะประสบความสำเร็จ

SharePoint เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันข้อมูลอันมีค่าได้ หากคุณกำลังวางแผนที่จะย้ายไฟล์ของคุณไปยังแพลตฟอร์ม SharePoint คุณต้องแน่ใจว่ากระบวนการย้ายไฟล์เป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสามประการเพื่อให้แน่ใจว่าการย้ายไฟล์ใน SharePoint จะประสบความสำเร็จและปราศจากข้อผิดพลาด:

1. วางแผนและเตรียมความพร้อม: ก่อนที่จะเริ่มกระบวนการย้ายข้อมูล จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้อง วางแผนและเตรียมพร้อม - วิเคราะห์ข้อมูลของคุณและสร้างรายการไฟล์ที่จะย้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการย้ายไฟล์ นอกจากนี้ให้สร้างการสำรองข้อมูลที่มีอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิด คุณยังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลต้นฉบับได้
2. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม: SharePoint มีเครื่องมือหลายอย่างในการถ่ายโอนไฟล์ เลือกเครื่องมือที่ตรงกับความต้องการของคุณและมีคุณสมบัติที่จำเป็น - โปรดทราบว่าเครื่องมือบางอย่างอาจเข้ากันไม่ได้กับไฟล์บางประเภทหรืออาจมีข้อจำกัดเกี่ยวกับจำนวนไฟล์ที่ถ่ายโอน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม
3. ทดสอบการโยกย้าย: การทดสอบกระบวนการย้ายข้อมูลก่อนดำเนินการย้ายข้อมูลเต็มรูปแบบเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถทดสอบกระบวนการได้โดยการย้ายไฟล์บางไฟล์และตรวจสอบโครงสร้างและเนื้อหาใน SharePoint การทดสอบช่วยให้คุณสามารถระบุข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขก่อนการโยกย้ายเต็มรูปแบบ -

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแน่ใจว่าข้อมูลยังคงไม่เสียหายตลอดกระบวนการย้ายข้อมูล SharePoint นำเสนอฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การกำหนดเวอร์ชัน ชนิดเนื้อหา และข้อมูลเมตา เพื่อปกป้องความสมบูรณ์ของข้อมูล ด้วยการเลือกใช้คุณสมบัติเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลยังคงปลอดภัยและเป็นระเบียบ

การวางแผนและการเตรียมการเพียงเล็กน้อยสามารถลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและการหยุดทำงานลงได้อย่างมากในขณะที่ย้ายไฟล์ไปยัง SharePoint การคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้และการใช้ความระมัดระวังสามารถช่วยให้คุณย้ายข้อมูลได้สำเร็จโดยไม่กระทบต่อข้อมูลอันมีค่าของคุณ

คุณรู้ไหมว่ากระบวนการย้ายต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ ผู้ใช้จำนวนมากพบความล้มเหลวในการโยกย้ายเนื่องจากข้อผิดพลาดในขั้นตอนการวางแผน ตัวอย่างหนึ่งคือบริษัทที่ย้ายข้อมูลสำคัญไปยัง SharePoint โดยไม่ต้องสำรองข้อมูล ส่งผลให้ข้อมูลอันมีค่าสูญหาย ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวางแผนกระบวนการย้ายและสำรองข้อมูลต้นฉบับเพื่อหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุดังกล่าว

เหตุใดจึงต้องแก้ไขลิงก์ที่เสียหาย ในเมื่อคุณสามารถแกล้งทำเป็นว่าลิงก์นั้นตั้งใจและเรียกมันว่า 'ศิลปะไฮเปอร์ลิงก์' ได้

วิธีหลีกเลี่ยงลิงค์เสีย

ลิงก์ที่ใช้งานไม่ได้อาจทำให้เกิดความยุ่งยากและความสับสนสำหรับผู้ใช้ SharePoint หากต้องการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ ให้ใช้เคล็ดลับ 6 ข้อเหล่านี้:

• เลือกใช้ URL ที่เกี่ยวข้องแทน URL ที่สมบูรณ์
• ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเปลี่ยนเส้นทาง URL เช่น การเขียน URL ใหม่
• แก้ไขลิงก์หลังการย้ายไฟล์
• ใช้เครื่องมือตรวจสอบลิงก์บ่อยครั้งเพื่อตรวจสอบลิงก์เสีย
• สร้างหน้าแสดงข้อผิดพลาดแบบกำหนดเอง
• หวังว่าจะไม่ลบหรือย้ายไฟล์ที่เชื่อมโยงกับไฟล์หรือเพจอื่น

แจ้งเตือนผู้ใช้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรืออัพเดตล่วงหน้า เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ตรวจสอบและติดตามการวิเคราะห์เว็บไซต์ของคุณเป็นประจำเพื่อค้นหาลิงก์ที่ใช้งานไม่ได้ทันที

รักษาสิทธิ์ของไฟล์ใน SharePoint หรือไม่ มันเหมือนกับการพยายามเก็บแมวไว้ในหมวก ซึ่งทำได้ยาก เว้นแต่คุณจะรู้วิธีการนี้ดี

วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิ์ของไฟล์ยังคงอยู่

การรักษาสิทธิ์ของไฟล์ในระหว่างการโยกย้าย SharePoint ถือเป็นสิ่งสำคัญ - เพื่อให้มั่นใจว่านี่คือ 6 ขั้นตอน -

1. ระดับสิทธิ์อนุญาตเอกสารสำหรับแต่ละไฟล์/โฟลเดอร์ในระบบต้นทาง
2. สร้างกลุ่มและผู้ใช้เดียวกันในสภาพแวดล้อมเป้าหมาย
3. กำหนดระดับสิทธิ์เดียวกัน
4. ทดสอบระดับสิทธิ์ก่อนการโยกย้าย
5. ย้ายไฟล์/โฟลเดอร์ โดยรักษาระดับสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกัน
6. ยืนยันว่าสิทธิ์ยังคงถูกต้องหลังจากการย้ายข้อมูล

ช่องโหว่ในการอนุญาตเกิดขึ้นได้ง่ายในระหว่างการโยกย้าย ดังนั้น ให้ทดสอบและตรวจสอบระดับการอนุญาตตลอดกระบวนการ

บริษัทแห่งหนึ่งเพิ่งย้ายไปยัง Microsoft 365 และประสบปัญหาการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตเนื่องจากการอนุญาตของผู้ใช้ที่ไม่ถูกต้อง เจ้าหน้าที่ไอทีต้องย้อนกลับไปดูข้อมูลที่ย้ายมาทั้งหมดและใช้สิทธิ์ใหม่ ทำให้เกิดความล่าช้าในกระบวนการทางธุรกิจ สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าการวางแผนและดำเนินการย้ายไฟล์ SharePoint ด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมีความสำคัญเพียงใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เพื่อรักษาสิทธิ์ของผู้ใช้อย่างถูกต้อง

ประวัติเวอร์ชันของไฟล์: ติดตามข้อผิดพลาดและความสำเร็จทั้งหมดของคุณ!

วิธีรักษาประวัติเวอร์ชันของไฟล์ระหว่างการย้าย

เก็บประวัติเวอร์ชันของคุณไว้เมื่อย้ายไฟล์ไปยัง SharePoint! ต่อไปนี้คือสิ่งที่ต้องทำ:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันแล้ว ในไลบรารีทั้งต้นทางและปลายทาง
2. รวมไลบรารีต้นฉบับทั้งหมด ในการโยกย้าย
3. ใช้เครื่องมือการโยกย้าย ที่รองรับการถ่ายโอนประวัติเวอร์ชัน

หากคุณย้ายหรือเปลี่ยนชื่อไฟล์นอกไลบรารีเดิมระหว่างการย้าย ประวัติเวอร์ชันจะหายไป เพื่อป้องกันสิ่งนี้ ให้ใส่ใจกับตำแหน่งไฟล์และแบบแผนการตั้งชื่อ

อีกด้วย, สำรองไฟล์ทั้งหมด ก่อนที่จะย้าย ซึ่งจะช่วยได้หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นระหว่างการโอน

ดังนั้น ออกไปพร้อมกับของเก่าและของใหม่ เว้นแต่คุณจะเป็นนักสะสมที่ชื่นชอบฟล็อปปี้ดิสก์ในยุค 90!

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการล้างไฟล์เก่าหลังการย้ายข้อมูล

รักษาสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณไว้ใช่หรือไม่ การล้างข้อมูลไฟล์เก่าหลังจากการโยกย้ายถือเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมทั้งปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมด้วย ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

1. ค้นหาไฟล์ที่ซ้ำกัน ใช้เครื่องมือเช่น ตัวจัดการ SharePoint หรือ Powershell เพื่อค้นหาพวกเขา ลบด้วยความระมัดระวัง – อย่าลบเอกสารสำคัญใดๆ!
2. เก็บถาวรไฟล์เก่า ย้ายเอกสารที่ไม่จำเป็นไปยังสถานะที่เก็บถาวร – ดูอย่างเดียว ไม่มีการแก้ไข
3. ตรวจสอบไฟล์ที่ไม่ได้ใช้ ค้นหาเอกสารที่ไม่ได้เข้าถึงเป็นเวลานาน ลบออกหากไม่เกี่ยวข้อง
4. เก็บรักษาไฟล์สำคัญ เก็บเอกสารตามที่กฎหมายกำหนด มาตรฐานการปฏิบัติตาม แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
5. ใช้ข้อมูลเมตาและการค้นหา ใช้แท็กข้อมูลเมตาเพื่อปรับปรุงการค้นหา ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้
6. สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับแผนการล้างข้อมูลและสอนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบไฟล์

นอกจากนี้ ใช้รายงาน/การวิเคราะห์เพื่อตรวจสอบข้อมูลภายใน SharePoint เป็นประจำเพื่อตรวจสอบความสมบูรณ์ของสภาพแวดล้อม

โอ้และโปรดทราบ: Microsoft ระบุว่าสมุดบันทึก OneNote ไม่สามารถย้ายผ่าน SharePoint ได้! บริษัทหนึ่งใช้เวลาทดสอบถึงสองวันจึงจะเข้าใจ ดังนั้นอย่าลืมอ่านระหว่างบรรทัดที่มีการผสานรวมเทคโนโลยี

ถ้าอย่างนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดด้วยกาแฟหรือนอนไม่หลับอีกต่อไป!

บทสรุป

เพื่อให้การถ่ายโอนไฟล์ใน SharePoint มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องเข้าใจพื้นฐาน มาทำความรู้จักกับ มุมมองไลบรารีเอกสาร และใช้ ลากและวาง เครื่องมือเพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้น นอกจากนี้ สร้างโฟลเดอร์ภายใน SharePoint เพื่อการจัดระเบียบที่ง่ายดายและการค้นหาเอกสารที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

จงจำไว้ว่า การย้ายไฟล์ อาจส่งผลต่อการอนุญาตหรือลิงก์ระหว่างเอกสาร ขอแนะนำให้คัดลอกเอกสารไปยังตำแหน่งใหม่ก่อนที่จะลบออกจากโฟลเดอร์เดิม

ใช้ SharePoint ประวัติเวอร์ชัน คุณสมบัติ. สิ่งนี้จะช่วยป้องกันการลบหรือการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจในระหว่างกระบวนการถ่ายโอน นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถกู้คืนเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากจำเป็น

โดยสรุป การถ่ายโอนไฟล์ใน SharePoint จำเป็นต้องพิจารณาอย่างรอบคอบและใส่ใจในรายละเอียด ด้วยการวางแผนที่เหมาะสมและการใช้คุณสมบัติที่มีอยู่ กระบวนการนี้จะมีประสิทธิภาพและง่ายสำหรับผู้ใช้

คำถามที่พบบ่อย

1. ฉันจะย้ายไฟล์ใน SharePoint ได้อย่างไร

เพียงเลือกไฟล์หรือไฟล์ที่คุณต้องการย้าย คลิกที่ปุ่มย้ายไปที่ และเลือกโฟลเดอร์ปลายทางจากเมนูแบบเลื่อนลง หรือคุณสามารถลากและวางไฟล์จากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่งได้

2. ฉันสามารถย้ายไฟล์ข้ามไซต์ SharePoint ต่างๆ ได้หรือไม่

ได้ คุณสามารถย้ายไฟล์ไปยังไซต์ SharePoint ต่างๆ ได้ตราบใดที่คุณมีสิทธิ์ที่จำเป็น เพียงเลือกไฟล์หรือไฟล์ที่คุณต้องการย้ายและเลือกไซต์ปลายทางจากเมนูแบบเลื่อนลงย้ายไปยัง

3. ฉันสามารถยกเลิกการย้ายไฟล์ใน SharePoint ได้หรือไม่

ประมวลผลอะไร

ใช่ คุณสามารถยกเลิกการย้ายไฟล์ใน SharePoint ได้โดยการคลิกที่ปุ่มเลิกทำที่ปรากฏขึ้นหลังจากย้ายสำเร็จ คุณยังสามารถย้ายไฟล์กลับไปยังตำแหน่งเดิมได้

4. ฉันจะย้ายไฟล์จำนวนมากใน SharePoint ได้อย่างไร

คุณสามารถย้ายไฟล์จำนวนมากใน SharePoint ได้โดยการเลือกหลายไฟล์พร้อมกันโดยใช้ปุ่ม Shift หรือ Ctrl หรือโดยการคลิกกล่องกาเครื่องหมายในส่วนหัวของรายการไฟล์ จากนั้นคุณสามารถย้ายไฟล์ที่เลือกทั้งหมดไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้

5. จะเกิดอะไรขึ้นกับลิงก์ไฟล์หลังจากที่ฉันย้ายไฟล์ใน SharePoint

ลิงก์ไฟล์จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติหลังจากการย้ายใน SharePoint สำเร็จ อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้ทดสอบลิงก์เพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้ตามที่คาดไว้หลังจากการย้าย

6. ฉันควรทำอย่างไรหากฉันไม่มีสิทธิ์ที่จำเป็นในการย้ายไฟล์ใน SharePoint

ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ที่จำเป็นในการย้ายไฟล์ใน SharePoint คุณควรติดต่อผู้ดูแลระบบไซต์ของคุณหรือแผนกไอทีเพื่อขอสิทธิ์ที่จำเป็น