วิธีย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่น

การย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่นอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ด้วยข้อมูลและความช่วยเหลือที่ถูกต้อง ก็สามารถดำเนินการได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ ที่นี่ เราจะดูขั้นตอนในการย้ายรายการ SharePoint ข้อมูลของคุณจึงไม่เสียหายและเข้าถึงได้ง่าย

1. การตั้งค่าไซต์ใหม่เป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคอลัมน์และการตั้งค่าทั้งหมดตามที่รายการต้องการ ถ้าไม่เช่นนั้น คุณสามารถสร้างรายการใหม่หรือแก้ไขรายการที่มีอยู่ได้
2. ในการส่งออกรายการ ให้ไปที่การตั้งค่าแล้วเลือก 'บันทึกรายการเป็นเทมเพลต' สิ่งนี้จะสร้างไฟล์ .stp พร้อมข้อมูลและการตั้งค่าของรายการ
3. หากต้องการนำเข้าไฟล์ ให้ไปที่การตั้งค่าของไซต์ปลายทาง เลือก 'เพิ่มแอป' จากนั้นเลือก 'แอปที่คุณสามารถเพิ่มได้' เลือก 'อัปโหลดแอปที่กำหนดเอง' และอัปโหลดไฟล์ .stp ซึ่งจะสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของรายการ SharePoint
4. สุดท้าย ตรวจสอบการแมปคอลัมน์และการตั้งค่าที่กำหนดเองอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะประสบความสำเร็จสำหรับทุกคน

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการย้ายรายการ SharePoint

การโยกย้ายรายการ SharePoint หมายถึงการย้ายรายการจากไซต์หนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่ง ช่วยให้ผู้ใช้สามารถย้ายข้อมูล การตั้งค่า และการกำหนดค่าได้อย่างง่ายดาย การทำเช่นนี้รับประกันได้ว่าข้อมูลสำคัญจะพร้อมใช้งานในตำแหน่งที่ต้องการโดยไม่มีข้อมูลขาดหายไปหรือการหยุดชะงัก

เมื่อย้ายรายการ SharePoint จะต้องคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น สิทธิ์ เวิร์กโฟลว์ และการปรับแต่ง จำเป็นต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่นและจะไม่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ

การย้ายรายการเกี่ยวข้องกับการส่งออกรายการจากต้นทางและนำเข้าไปยังปลายทาง ซึ่งสามารถทำได้ผ่านเครื่องมือพื้นฐาน เช่น PowerShell หรือซอฟต์แวร์การโยกย้ายของบริษัทอื่น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแมปฟิลด์ต่างๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ต้นทางและปลายทางเข้ากันได้

เอบีซี คอร์ปอเรชั่น ประสบปัญหาในการโยกย้ายรายการการจัดการโครงการเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงองค์กร พวกเขามีปัญหาในการรักษาการจัดรูปแบบคอลัมน์และรักษาความสัมพันธ์ระหว่างรายการต่างๆ แต่ด้วยการวางแผนที่เหมาะสมและความช่วยเหลือจากมืออาชีพ เอบีซี คอร์ปอเรชั่น เสร็จสิ้นกระบวนการโยกย้ายตรงเวลา

การเตรียมการสำหรับการโยกย้าย

เมื่อต้องการโยกย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่นได้สำเร็จ ให้ทำตามขั้นตอนสี่ขั้นตอนเหล่านี้:

คอมพิวเตอร์

1. ตรวจสอบสิทธิ์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงทั้งไซต์ต้นทางและปลายทาง ซึ่งรวมถึงการอนุญาตให้สร้างรายการและไลบรารีบนเป้าหมาย
2. ล้างข้อมูล: ตรวจสอบและล้างข้อมูลของคุณก่อนที่จะถ่ายโอน ลบรายการที่ล้าสมัยหรือไม่จำเป็นออก นอกจากนี้ ให้พิจารณาปรับโครงสร้างรายการใหม่เพื่อให้เหมาะสมกับการตั้งค่าของไซต์ใหม่
3. อัปเดตลิงค์/อ้างอิง: ถ้ารายการของคุณมีลิงก์/ข้อมูลอ้างอิงของ SharePoint โปรดตรวจดูให้แน่ใจว่าได้แก้ไขแล้ว คุณไม่ต้องการลิงก์เสียหลังจากการโยกย้าย
4. ทดลองวิ่ง: ทดสอบกระบวนการด้วยชุดข้อมูลขนาดเล็ก วิธีนี้จะระบุข้อผิดพลาดและช่วยให้คุณแก้ไขได้ก่อนที่จะย้ายข้อมูลทั้งหมด

นอกจากนี้ โปรดทราบว่าการปรับแต่ง/เวิร์กโฟลว์อาจไม่ถ่ายโอนโดยอัตโนมัติ วางแผนล่วงหน้าและสร้างใหม่/กำหนดค่าสิ่งเหล่านี้ในไซต์ใหม่ หากจำเป็น เคล็ดลับสำหรับมือโปร: จัดทำเอกสารแผนของคุณและติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ สิ่งนี้จะทำให้การโยกย้ายในอนาคตราบรื่นยิ่งขึ้น

การส่งออกรายการ SharePoint

1. เริ่มต้นด้วยการไปที่ รายการ SharePoint คุณต้องการส่งออก
2. เลือก แท็บ 'รายการ' ใน Ribbon แล้วคลิก 'ส่งออกเป็น Excel' -
3. บันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
4. จากนั้นไปที่ไซต์ปลายทางที่คุณต้องการนำเข้ารายการไป
5. เลือก 'เนื้อหาของไซต์' และคลิก 'เพิ่มแอป' -
6. เลือก 'นำเข้าสเปรดชีต' และทำตามขั้นตอน

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเมื่อส่งออกรายการ SharePoint ข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่แนบมากับแต่ละรายการจะถูกย้ายด้วยเช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดต่างๆ เช่น ผู้แต่ง วันที่สร้างและแก้ไขจะยังคงอยู่ในตำแหน่งใหม่

การคิดว่าการส่งออกรายการ SharePoint ได้เปลี่ยนแปลงการจัดการข้อมูลสำหรับบริษัทต่างๆ ทั่วโลกเป็นแรงบันดาลใจ ความสามารถในการย้ายรายการระหว่างไซต์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดายทำให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ คุณลักษณะนี้มีคุณค่าอย่างยิ่งในการเพิ่มผลผลิตและลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานในธุรกิจทุกขนาด

การนำเข้ารายการ SharePoint

เมื่อต้องการนำเข้ารายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ส่งออกรายการ: ไปที่รายการแหล่งที่มา แล้วคลิกรายการใน Ribbon เลือกส่งออกเป็น Excel และบันทึกไฟล์ Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. สร้างรายการใหม่: นำทางไปยังไซต์ปลายทาง สร้างรายการใหม่โดยมีคอลัมน์เดียวกันกับรายการแหล่งที่มา เลือกใหม่จากนั้นรายการภายใต้เนื้อหาของไซต์
3. นำเข้าข้อมูล Excel: เปิดรายการใหม่แล้วคลิกแก้ไขด่วน วางข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่ส่งออกลงในมุมมองนี้ บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
4. ปรับการจัดรูปแบบคอลัมน์: ตรวจสอบการจัดรูปแบบของแต่ละคอลัมน์เพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับรายการเดิม ทำการปรับเปลี่ยนโดยใช้การตั้งค่าคอลัมน์หากจำเป็น
5. ตรวจสอบข้อมูล: ตรวจสอบแต่ละรายการในรายการที่นำเข้าเพื่อความถูกต้อง ทำการอัปเดตที่จำเป็น
6. ทดสอบฟังก์ชันการทำงาน: ทดสอบฟังก์ชันทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายการ เช่น เวิร์กโฟลว์ ความสามารถในการค้นหา และสิทธิ์

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้การเขียนสคริปต์ PowerShell เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามหากคุณต้องรับมือกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่หรือการถ่ายโอนบ่อยครั้ง

ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้และใช้เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ คุณสามารถย้ายรายการ SharePoint ของคุณระหว่างไซต์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

การทดสอบและยืนยันการโยกย้าย

หากต้องการย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่นได้สำเร็จ ให้ปฏิบัติตาม 5 ขั้นตอนเหล่านี้:

1. ส่งออกรายการโดยเลือกส่งออกไปยัง Excel จากเมนูรายการ บันทึกไฟล์ Excel ที่ส่งออกลงในเครื่องของคุณ
2. นำทางไปยังไซต์เป้าหมายแล้วเลือกนำเข้าสเปรดชีตจากเมนูการกระทำในไซต์ จากนั้น ปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อนำเข้าไฟล์ Excel ลงในรายการใหม่
3. เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างรายการเดิมและรายการที่ถูกย้ายเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง
4. ทดสอบฟังก์ชันทั้งหมดของรายการที่ย้าย เช่น การเรียงลำดับ การกรอง การแก้ไข และการลบรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟีเจอร์ทั้งหมดทำงานอย่างถูกต้องในสภาพแวดล้อมใหม่
5. ให้ผู้ใช้ปลายทางมีส่วนร่วมในการทดสอบและรวบรวมคำติชมเกี่ยวกับการใช้งานและประสิทธิภาพ ฝึกอบรมพวกเขาและจัดการกับข้อกังวลใดๆ ก่อนที่จะดำเนินการย้ายข้อมูลให้เสร็จสิ้น

การทดสอบและการตรวจสอบมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการโยกย้ายรายการ SharePoint ให้ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับการหยุดชะงักหรือการหยุดทำงานที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการย้ายข้อมูล ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจเกี่ยวกับการโยกย้าย SharePoint: การศึกษาโดย Sharegate พบว่าองค์กรมากกว่า 70% เผชิญกับความท้าทายในการวางแผนและดำเนินการโยกย้าย SharePoint ให้ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนหลังการโยกย้าย

การย้ายรายการ SharePoint อาจมีความซับซ้อน หลังจากย้ายแล้ว คุณต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้ดี

1. ตรวจสอบและอัปเดตสิทธิ์: ตรวจสอบว่าผู้ใช้ที่ถูกต้องมีสิทธิ์เข้าถึงและบทบาทที่ถูกต้อง
2. ตรวจสอบฟังก์ชันการทำงานของรายการ: ทดสอบโดยการเพิ่ม แก้ไข และลบรายการ
3. อัปเดตการปรับแต่ง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปรับแต่งใดๆ เช่น เวิร์กโฟลว์ ตัวรับเหตุการณ์ และฟิลด์ได้รับการอัปเดตแล้ว
4. ตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูล: เปรียบเทียบกับแหล่งข้อมูลดั้งเดิมเพื่อหาข้อมูลที่สูญหายหรือเสียหาย
5. สื่อสารการเปลี่ยนแปลง: แจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวและให้การฝึกอบรม
6. ตรวจสอบและแก้ไขปัญหา: ตรวจสอบปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือข้อผิดพลาด รีบแก้ไขด่วน.

อย่าลืมสำรองข้อมูลรายการ SharePoint ของคุณก่อนและหลังการโยกย้ายด้วย

บทสรุป

การย้ายรายการ SharePoint สามารถทำได้ง่ายด้วยขั้นตอนที่ถูกต้อง

1. ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์
2. หลังจากนั้น ให้ส่งออกรายการไปยัง Excel และบันทึกไว้ในเครื่อง
3. สร้างรายการใหม่ในไซต์ปลายทางและนำเข้าไฟล์ Excel ลงไป
4. สุดท้าย ปรับคอลัมน์และการตั้งค่าของรายการใหม่

รายละเอียดเพิ่มเติมสามารถทำให้กระบวนการง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณมีข้อมูลจำนวนมาก ให้ใช้เครื่องมือการย้ายข้อมูลสำหรับระบบอัตโนมัติ บริษัทแห่งหนึ่งเพิ่งย้ายรายชื่อโดยไม่มีข้อมูลสูญหาย พวกเขาทำตามขั้นตอนและใช้เครื่องมือการย้ายข้อมูล โปรดจำไว้ว่า การย้ายรายการ SharePoint นั้นไม่ใช่เรื่องยาก ด้วยการทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมและใช้เครื่องมือการย้ายข้อมูล คุณสามารถดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดายและรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ฉันจะย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่นได้อย่างไร

ตอบ: เมื่อต้องการย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่น คุณสามารถใช้ฟีเจอร์บันทึกเป็นเทมเพลตเพื่อส่งออกรายการเป็นไฟล์เทมเพลต จากนั้นสร้างรายการใหม่โดยใช้เทมเพลตนั้นในไซต์ปลายทาง

ถาม: ฉันสามารถย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่นโดยไม่ต้องใช้เทมเพลตได้หรือไม่

ตอบ: ได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือการโยกย้ายของบริษัทอื่นหรือ SharePoint API เพื่อย้ายรายการไปยังไซต์อื่นโดยไม่ต้องอาศัยเทมเพลต

ถาม: ฉันจะส่งออกและนำเข้าเทมเพลตรายการ SharePoint ได้อย่างไร

ตอบ: หากต้องการส่งออกเทมเพลตรายการ ให้ไปที่หน้าการตั้งค่ารายการ คลิกบันทึกรายการเป็นเทมเพลต ระบุชื่อและคำอธิบายเพิ่มเติม จากนั้นดาวน์โหลดไฟล์ .stp หากต้องการนำเข้าเทมเพลต ให้ไปที่หน้าการตั้งค่าไซต์ของไซต์ปลายทาง คลิกเทมเพลตรายการใต้ Web Designer Galleries และอัปโหลดไฟล์ .stp

ถาม: จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลรายการเมื่อย้ายไปยังไซต์อื่น

ตอบ: เมื่อคุณย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่นโดยใช้เทมเพลต โครงสร้างรายการและการตั้งค่าจะถูกรักษาไว้ แต่จะไม่รวมข้อมูลที่มีอยู่ อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้เครื่องมือการโยกย้ายของบริษัทอื่นหรือ SharePoint API คุณสามารถย้ายทั้งโครงสร้างรายการและข้อมูลได้

ถาม: มีข้อจำกัดหรือข้อควรพิจารณาเมื่อย้ายรายการ SharePoint ไปยังไซต์อื่นหรือไม่

ตอบ: ใช่ มีข้อจำกัดบางประการที่ต้องพิจารณา หากไซต์ต้นทางและปลายทางมีคุณลักษณะหรือการกำหนดค่าที่แตกต่างกัน การตั้งค่าหรือการปรับแต่งบางอย่างอาจเข้ากันไม่ได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการส่งออกและนำเข้าเทมเพลตรายการหรือดำเนินการย้ายข้อมูล

ถาม: ฉันสามารถย้ายรายการที่มีขั้นตอนการทำงานและสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องเหมือนเดิมได้หรือไม่

ตอบ: ได้ เมื่อใช้เครื่องมือการโยกย้ายของบริษัทอื่นหรือ SharePoint API คุณสามารถรักษาเวิร์กโฟลว์และสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องในขณะที่ย้ายรายการไปยังไซต์อื่นได้ อย่างไรก็ตาม การย้ายข้อมูลเหล่านี้อาจต้องมีการกำหนดค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม