ภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ SharePoint
เวิร์กโฟลว์ SharePoint สามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติ ช่วยติดตามขั้นตอน จัดการทรัพยากร และถ่ายทอดความรู้ มีขั้นตอนการทำงานที่สร้างไว้ล่วงหน้า เช่น กระบวนการอนุมัติและการจัดการคำขอ แต่การปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วย Power Automate สามารถช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์มากยิ่งขึ้น
เมื่อต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint:
- ไปที่ไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์
- ไปที่หน้าการตั้งค่าไซต์
- เลือก 'คุณลักษณะของไซต์' จากเมนู 'การกระทำของไซต์'
- คลิกที่ 'สร้างเวิร์กโฟลว์ในตัวออกแบบ SharePoint'
ผู้ออกแบบ SharePoint ให้คุณปรับแต่งลักษณะของเวิร์กโฟลว์ด้วยสายตา จับตาดูเงื่อนไขที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์และมอบหมายงานให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติ ให้ใช้เทมเพลต Power Automate เพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้น
ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นเรื่องง่ายด้วยเคล็ดลับการตั้งค่า SharePoint เหล่านี้
การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint
เมื่อต้องการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint โดยมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้และกระบวนการที่ระบุและผู้เข้าร่วม คุณต้องทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง ในส่วนนี้ เราจะพูดคุยสั้นๆ เกี่ยวกับส่วนย่อยของการกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับเวิร์กโฟลว์ การระบุกระบวนการและผู้เข้าร่วม การออกแบบขั้นตอนและการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์ และการสร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ขั้นตอนเหล่านี้จะให้โซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint
การกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับขั้นตอนการทำงาน
เพื่อให้เกิดความสำเร็จใน แชร์พอร์ต จะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เป้าหมายควรเป็นจริงและมุ่งเน้นไปที่ความต้องการขององค์กร ให้ผู้ใช้ปลายทางมีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ ในการกำหนด KPI หรือมาตรการวัดความสำเร็จอื่นๆ นอกจากนี้ ความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัย จะต้องนำมาพิจารณา
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์เพื่อรับการยอมรับและติดตามทุกคน เพิ่มสีสันให้กับงานนักสืบเวิร์กโฟลว์ด้วย แชร์พอร์ต -
กระบวนการระบุตัวตนและผู้เข้าร่วม
ระบุกระบวนการและผู้เข้าร่วมเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นใน SharePoint กำหนดขั้นตอนที่จำเป็นและใครจะเป็นส่วนหนึ่งของแต่ละขั้นตอน การสื่อสารที่ดีกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะทำให้กระบวนการดีขึ้น ลดข้อผิดพลาด และสร้างความรับผิดชอบ
ขั้นตอนสำคัญในการบรรลุเป้าหมายนี้:
- กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
- ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมเพื่อให้ทุกคนทราบงานของตนและสามารถมีส่วนร่วมได้
- จัดทำกรอบการทำงานเพื่อติดตามเหตุการณ์สำคัญและวัดความก้าวหน้า
ทบทวนขั้นตอนการทำงานอย่างสม่ำเสมอ ตรวจสอบกระบวนการและมองหาโอกาสในการปรับปรุง บทวิจารณ์ของหัวหน้างานแสดงความโปร่งใสระหว่างพนักงาน
สำหรับ ความสำเร็จ:
- แยกแยะ กระบวนการและผู้เข้าร่วม
- มอบหมายบทบาท และความรับผิดชอบ
- ติดตามเหตุการณ์สำคัญ และให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในการสร้างและทบทวนกระบวนการ
รับลำดับการดำเนินการที่สมบูรณ์แบบพร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอน
การออกแบบขั้นตอนและการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์
เมื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ กำหนดวัตถุประสงค์และกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ - จากนั้นระบุงานแต่ละงานและใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ สรุปการอนุมัติ การตรวจสอบ และการแจ้งเตือนในแต่ละขั้นตอน สร้างและทดสอบเวิร์กโฟลว์ -
โปรดจำไว้ว่า ทรัพยากร ระยะเวลา และความเสี่ยง ล้วนมีอิทธิพลต่อการออกแบบ เราช่วยลูกค้าด้วยกระบวนการด้วยตนเองที่ไม่มีประสิทธิภาพในแผนกบัญชีโดยการสร้างขั้นตอนการทำงานที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขา ประหยัดเวลาและเงิน พร้อมความแม่นยำที่เพิ่มขึ้นในทุกขั้นตอน ส่งผลให้ประหยัดเงินได้หลายพันดอลลาร์ต่อปี! เอาล่ะ มาเริ่มการจัดระเบียบกันดีกว่า ถึงเวลาเป็นตัวช่วยสร้างเวิร์กโฟลว์แล้ว!
การสร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์
การสร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์เป็นสิ่งที่ผู้ดูแลระบบ SharePoint ทุกคนต้องรู้ ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ ประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ต้องทำ:
office 2019 professional plus ดาวน์โหลด iso ตัวติดตั้งออฟไลน์ 64 บิต
- ไปที่การกระทำในไซต์>การตั้งค่าไซต์>เทมเพลตไซต์
- คลิกสร้างจากเทมเพลตไซต์ที่มีอยู่ และเลือกกระบวนการเวิร์กโฟลว์
- กรอกรายละเอียด เช่น ชื่อ คำอธิบาย และชื่อกลุ่ม จากนั้นคลิกตกลง
- ปรับแต่งเทมเพลตโดยการเพิ่มเงื่อนไขหรือการดำเนินการ
- เผยแพร่เทมเพลตและใช้งานในหลายไซต์
โปรดทราบว่าการสร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์จำเป็นต้องมีความเข้าใจทางเทคนิค SharePoint Designer หรือ Visual Studio - แต่มีแหล่งข้อมูลออนไลน์มากมายพร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอน
SharePoint ยังมีฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมที่ผู้ใช้สามารถ ติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร - เมื่อเวอร์ชันใหม่ของไฟล์ถูกบันทึกในไลบรารีหรือรายการที่ได้รับอนุมัติ การแจ้งเตือนการอัปเดตอีเมลเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ถูกส่งไปยังผู้ใช้ที่เลือก
ในปี 2013 Microsoft ได้ทำให้การนำกระบวนการอัตโนมัติไปใช้ง่ายยิ่งขึ้น เวิร์กโฟลว์ที่ใช้ซ้ำได้ - ทำให้การสร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์สามารถปรับขนาดได้มากขึ้นและลดงานสำหรับผู้ดูแลระบบ
การเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint ก็เหมือนกับการปิดงานอัตโนมัติด้วยเครื่องจักรที่เติมน้ำมันไว้อย่างดี!
การเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint
เมื่อต้องการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint ด้วยส่วนย่อยของการเปิดใช้งาน การตรวจสอบและการติดตามความคืบหน้า และการจัดการข้อยกเว้นและข้อผิดพลาด ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ขั้นแรก เปิดเวิร์กโฟลว์โดยใช้ตัวเลือกเมนู SharePoint เมื่อเปิดตัวแล้ว ให้จับตาดูความคืบหน้าโดยใช้คุณสมบัติการติดตามและติดตาม สุดท้ายนี้ ให้เตรียมพร้อมรับมือกับข้อยกเว้นหรือข้อผิดพลาดใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ
การเปิดตัวเวิร์กโฟลว์
การเปิดตัวเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint เป็นวิธีง่ายๆ ในการทำงานที่น่าเบื่อโดยอัตโนมัติ! ต่อไปนี้เป็น 5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเริ่มต้น:
- เปิดไซต์ SharePoint ที่ควรเปิดใช้เวิร์กโฟลว์
- ไปที่รายการหรือไลบรารีที่มีเอกสารที่จะทำงาน
- คลิก 'เวิร์กโฟลว์' จากเมนูริบบัว จากนั้นคลิก 'เพิ่มเวิร์กโฟลว์'
- เลือกเทมเพลต ปรับแต่ง และกำหนดค่าให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
- ตรวจสอบการตั้งค่าและคลิก 'เสร็จสิ้น' เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว
SharePoint โดดเด่นด้วยความสามารถในการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจที่ไม่เหมือนใคร! นอกจากนี้ ผู้ใช้ที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคยังสามารถเปิดเวิร์กโฟลว์ด้วยคุณสมบัติที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ได้อย่างง่ายดาย
การแนะนำ Workflows เข้าสู่ SharePoint ได้ ปฏิวัติวิธีการดำเนินธุรกิจ - การบูรณาการครั้งนี้ได้ องค์กรที่ได้รับอำนาจให้เข้าควบคุม ของกระบวนการต่างๆ ซึ่งนำไปสู่ผลผลิตที่ดีขึ้นและผลกำไรที่ดีขึ้น งานอัตโนมัติยังช่วยให้พนักงานมีเวลามุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชันธุรกิจหลัก ส่งผลให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น การเพิกเฉยต่อความคืบหน้าของขั้นตอนการทำงานก็เหมือนกับการขับรถโดยมีผ้าปิดตา - มันเป็นสูตรสำเร็จของหายนะ!
การติดตามและติดตามความคืบหน้าของขั้นตอนการทำงาน
สิ่งสำคัญคือต้องดูเวิร์กโฟลว์ SharePoint ของคุณอย่างใกล้ชิด เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น อย่าปล่อยให้งานหรือกำหนดเวลาหลุดลอยไปและทำให้กระบวนการช้าลง ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อติดตามและติดตามความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์:
- รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีการมอบหมายหรือเสร็จสิ้นงาน
- ดูรายการงานเวิร์กโฟลว์สำหรับงานที่ได้รับมอบหมายและสถานะ
- ปรับแต่งมุมมองบน SharePoint เพื่อติดตามงานด้วยตัวกรอง
- สร้างแดชบอร์ดพร้อม KPI เช่น อัตราความสำเร็จ อัตราการเกินกำหนด เป็นต้น
- ส่งออกข้อมูลจากรายการ SharePoint เป็น CSV เพื่อการวิเคราะห์เพิ่มเติม
นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบประวัติเวิร์กโฟลว์เพื่อทำความเข้าใจว่าการเคลื่อนไหวแต่ละครั้งส่งผลต่อกระบวนการอย่างไร ด้วยการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ คุณสามารถระบุปัญหาหรือสิ่งกีดขวางบนถนนได้อย่างรวดเร็ว คำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้เมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่บน SharePoint
มีรายงานว่าธุรกิจส่วนใหญ่ในอเมริกาใช้ Microsoft SharePoint - ปัญหาขั้นตอนการทำงานอาจเป็นอุปสรรค แต่คุณสามารถเอาชนะปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยการจัดการที่เหมาะสม!
การจัดการข้อยกเว้นและข้อผิดพลาดของเวิร์กโฟลว์
เมื่อเกิดข้อยกเว้นและข้อผิดพลาดของขั้นตอนการทำงาน วิธีการที่รวดเร็วและเป็นกลยุทธ์ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับประสิทธิภาพของกระบวนการ นี่คือก คำแนะนำ 6 ขั้นตอนในการจัดการสิ่งเหล่านี้ -
- ตรวจสอบรายงานสถานะเวิร์กโฟลว์เพื่อระบุสาเหตุของปัญหา
- หยุดเวิร์กโฟลว์ชั่วคราวหากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลง
- แก้ไขขั้นตอนการทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาใดๆ
- รีสตาร์ทเวิร์กโฟลว์ที่แก้ไขเพื่อดูว่าทำงานได้อย่างราบรื่นหรือไม่
- ตรวจสอบบันทึกที่สร้างขึ้นใหม่หากยังคงมีปัญหาใดๆ
- ขอความช่วยเหลือจากทีมสนับสนุนด้านไอทีหากไม่มีวิธีอื่นใดที่ได้ผล หรือพิจารณาย้อนกลับไปใช้เวิร์กโฟลว์เวอร์ชันก่อนหน้า
ข้อยกเว้นหรือข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็สามารถสะสมเมื่อเวลาผ่านไปและทำให้เกิดความล่าช้าได้ ดังนั้นความเข้าใจโดยละเอียดของแต่ละประเด็นจึงเป็นกุญแจสำคัญในการลดปัญหาเหล่านั้น
ทีม Microsoft ประสบปัญหาในขั้นตอนการทำงานเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา พวกเขาระบุแหล่งที่มาของเธรดที่ไม่อยู่ในลำดับเมื่อเวลาผ่านไป พวกเขาใช้เทคนิคที่คล้ายกับที่กล่าวมาข้างต้นและแก้ไขปัญหา ด้วยการทำความเข้าใจปัญหาเหล่านี้และดำเนินการอย่างรวดเร็ว เราจึงสามารถประหยัดเวลาและรับรองความถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น
พร้อมที่จะปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ SharePoint แล้วหรือยัง? ใส่ชุดพลังของคุณและไปทำธุรกิจ!
การปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint
เมื่อต้องการกำหนดเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint เองได้อย่างง่ายดาย การใช้ Visual Designer การขยายเวิร์กโฟลว์ด้วย SharePoint Designer และการรวมเวิร์กโฟลว์เข้ากับแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นคือโซลูชันสำหรับคุณ ส่วนย่อยเหล่านี้จะช่วยคุณในการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของคุณ ทำให้คุณสามารถขยายเวิร์กโฟลว์และเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่นๆ เพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้นโดยไม่ต้องยุ่งยากใดๆ
การใช้ Visual Designer สำหรับการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์
Visual Designer ใน SharePoint ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ มันมี ลากและวางคุณสมบัติ เพื่อเพิ่มการกระทำ เงื่อนไข และลูป คุณสามารถปรับแต่งขั้นตอนการทำงานมาตรฐานหรือสร้างขั้นตอนการทำงานของคุณเองทั้งหมดได้
การปรับแต่งช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะของตนได้ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มงานที่กำหนดเองได้ด้วย แบบฟอร์ม InfoPath หรือ HTML ทำให้สามารถควบคุมการป้อนข้อมูลของผู้ใช้ได้มากขึ้น นอกจากนี้ การแจ้งเตือนทางอีเมล สามารถตั้งค่าให้กระบวนการเสร็จสิ้นได้
Microsoft ยังอนุญาตให้รวมบริการของบุคคลที่สามเช่น Dropbox หรือระบบ CRM เช่น Salesforce ผ่านการกระทำที่กำหนดเอง แชร์พอร์ต REST API มอบความสามารถในการออกแบบการดำเนินการแบบกำหนดเอง เพื่อรับข้อมูลจากแหล่งภายนอก
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: การปรับแต่งขั้นตอนการทำงานเป็นกุญแจสำคัญในการตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยการทำงานที่ซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติ อย่าลืมทดสอบเวิร์กโฟลว์ของคุณในระหว่างขั้นตอนการพัฒนา เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดๆ ในสภาพแวดล้อมการใช้งานจริง
สวมเสื้อคลุมของคุณและปลดล็อคพลังพิเศษของ ผู้ออกแบบ SharePoint 'นี่เป็นสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อยกระดับเวิร์กโฟลว์ขึ้นไปอีกระดับ
การขยายเวิร์กโฟลว์ด้วย SharePoint Designer
ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint? ทำได้ง่ายๆด้วย ผู้ออกแบบ SharePoint - เครื่องมือนี้ขยายขั้นตอนการทำงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าและช่วยให้คุณสร้างกระบวนการที่กำหนดเองที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ หากต้องการแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ เพียงแค่เปิดโปรแกรมและเลือกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง ใช้เครื่องมือลากและวางแบบภาพหรือมุมมองโค้ดเพื่อเพิ่มและลบขั้นตอน นอกจากนี้ ให้เพิ่มการดำเนินการ เช่น อีเมลหรืองาน และเงื่อนไขที่ผู้ใช้ต้องป้อนข้อมูลหรือผลลัพธ์บางอย่าง
นอกจากนี้ ด้วย SharePoint Designer คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองตั้งแต่เริ่มต้นได้ ประกอบด้วยเทมเพลตสำหรับกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป เช่น การอนุมัติเอกสารหรือรายงานค่าใช้จ่าย ปรับแต่งเทมเพลตเหล่านี้ให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ จากนั้นเทมเพลตจะสร้างอีเมลและการมอบหมายงานโดยอัตโนมัติจากอินพุตของผู้ใช้
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมและการสนับสนุนในการกำหนดเวิร์กโฟลว์เอง โปรดดูบทช่วยสอนออนไลน์และชุมชนสำหรับ SharePoint Designer โดยเฉพาะ ใครต้องการเพื่อนในเมื่อคุณสามารถรวมเวิร์กโฟลว์ของคุณเข้ากับแอปพลิเคชันบุคคลที่สามได้!
การรวมเวิร์กโฟลว์เข้ากับแอปพลิเคชันบุคคลที่สาม
นอกจากคอนเนคเตอร์มาตรฐานแล้วยังมี แอพ ที่ให้บริการฟรีหรือจ่ายเงิน 'ขั้นตอนการทำงาน' เพื่อขยายและทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น, ตัวเชื่อมต่อของ DocuSign สามารถใช้ในการกำหนดเส้นทางสัญญาอัตโนมัติสำหรับการลงนามระหว่างบุคคลต่างๆ โดยใช้ไลบรารีและรายการของ SharePoint
การเลือก แอพของบุคคลที่สาม เพื่อบูรณาการ? สิ่งที่ต้องพิจารณา: ความสามารถในการปรับขนาด ความคุ้มทุน และความสะดวกในการใช้งาน ชอบอันหนึ่งด้วย ระบบนิเวศที่ใช้งานอยู่และการอัปเดตเป็นประจำ -
ฉันจะหมุนข้อความเป็น word ได้อย่างไร
การออกแบบและการจัดการเวิร์กโฟลว์? มันเหมือนกับ ต้อนแมว - ยกเว้นแต่จริงๆ แล้วแมวเป็นเพื่อนร่วมงานที่มีความคิดเห็นหลากหลาย
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกแบบและการจัดการเวิร์กโฟลว์
เพื่อให้มั่นใจถึงความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาด ใช้การรักษาความปลอดภัยและสิทธิ์ และรักษาประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และการเพิ่มประสิทธิภาพในขณะที่สร้างเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint สิ่งเหล่านี้คือข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการที่คุณต้องคำนึงถึงขณะออกแบบและจัดการเวิร์กโฟลว์ ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกแบบและการจัดการเวิร์กโฟลว์ และสำรวจคุณประโยชน์ของแต่ละส่วนย่อยโดยสังเขป
รับประกันความยืดหยุ่นและความสามารถในการขยายขนาด
ความยืดหยุ่นและความสามารถในการขยายขนาด เป็นกุญแจสำคัญในการออกแบบและการจัดการเวิร์กโฟลว์ ระบบต้องสามารถปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของปริมาณงาน กระบวนการ และเทคโนโลยีได้ เวิร์กโฟลว์แบบโมดูลาร์ แบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นองค์ประกอบเล็กๆ เพื่อให้ง่ายต่อการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไข ระบบอัตโนมัติ ก็มีความสำคัญต่อการขยายขนาดเช่นกัน โซลูชันบนคลาวด์ สามารถจัดหาทรัพยากรคอมพิวเตอร์ตามความต้องการได้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ให้ตรวจสอบและติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ เกิน 40% ของรัฐวิสาหกิจ จะนำซอฟต์แวร์ RPA มาใช้ภายในปี 2566 โดยเน้นย้ำถึงความจำเป็นในการใช้ระบบอัตโนมัติในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ จำไว้- ระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีที่สุด ซับซ้อนมากจนคุณจำรหัสผ่านไม่ได้!
การใช้ความปลอดภัยและการอนุญาต
ความปลอดภัยและการอนุญาตเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการออกแบบและการรันเวิร์กโฟลว์ที่ดี เพื่อปกป้องข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่ามาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและหยุดการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ต่อไปนี้เป็น 6 ขั้นตอนที่จะช่วยคุณในการใช้งานการรักษาความปลอดภัยและการอนุญาตอย่างถูกต้อง:
- ตำแหน่งของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน : เริ่มต้นด้วยการค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการการปกป้อง ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลลูกค้า
- การหาระดับการเข้าถึง : ตัดสินใจว่ากลุ่มผู้ใช้ใดต้องการการควบคุมข้อมูลบางประเภทอย่างสมบูรณ์ และกลุ่มใดต้องการเพียงการเข้าถึงแบบจำกัด
- การอนุญาตตามบทบาท : กำหนดบทบาทให้กับกลุ่มผู้ใช้แต่ละกลุ่ม โดยตัดสินใจว่าพวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้างภายในระบบเวิร์กโฟลว์
- การใช้นโยบายรหัสผ่าน : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ทุกคนมีรหัสผ่านที่ปลอดภัยซึ่งตรงตามข้อกำหนด เช่น สตริงตัวอักษรและตัวเลขหรืออักขระพิเศษ
- สร้างกฎเกณฑ์ในการแชร์ไฟล์ : สร้างแนวทางที่ชัดเจนในการแชร์ไฟล์ภายในองค์กรของคุณ ตัดสินใจว่าใครสามารถแชร์เอกสารได้ และวิธีจำกัดการแชร์ไฟล์ตามภูมิภาค โซนเวลา ฯลฯ
- การใช้บันทึกกิจกรรม : ติดตามการกระทำของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดที่ผู้ใช้ทำผ่านบันทึกหรือการตรวจสอบ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรมได้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นหรือมีสิ่งเลวร้ายเกิดขึ้น
สิ่งสำคัญคือต้องให้การฝึกอบรมสมาชิกในทีมเกี่ยวกับโปรโตคอลความปลอดภัยที่ดีที่สุด สอนพวกเขาถึงวิธีระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น อีเมลฟิชชิ่ง การดาวน์โหลดที่เป็นอันตราย การเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำ เป็นต้น
สุดท้าย – กระบวนการอนุมัติจะต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน สิ่งสำคัญคือต้องมีแนวทางความเป็นผู้นำที่เข้มงวดเนื่องจากการอนุมัติจะอยู่ในระดับสูง ซึ่งจะช่วยหยุดยั้งผู้ที่มีเจตนาไม่ดีไม่ให้ละเมิดโปรโตคอลเนื่องจากมีช่องโหว่
ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ บริษัทต่างๆ จะสามารถปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเพิ่มความรับผิดชอบได้ แม้แต่การออกแบบขั้นตอนการทำงานที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถทดแทนผู้จัดการที่เชื่อว่า 'การจัดการแบบไมโคร' เป็นคำพ้องความหมายสำหรับ 'ความเป็นผู้นำที่มีประสิทธิผล'
การรักษาประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และการเพิ่มประสิทธิภาพ
เพื่อรักษาประสิทธิภาพและการเพิ่มประสิทธิภาพ ควรทำการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ - กำหนดและตรวจสอบ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อค้นหาปัญหาคอขวด เครื่องมืออัตโนมัติและขั้นตอนการกำหนดมาตรฐานสามารถช่วยได้เช่นกัน
การสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมเป็นสิ่งสำคัญ - เซสชันการฝึกอบรมจะต้องดำเนินการเพื่อให้ผู้คนทราบบทบาทของตนและการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ในเวิร์กโฟลว์ ผลตอบรับจากลูกค้าควรรวมอยู่ในการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ ช่วยปรับแต่งขั้นตอนการทำงานเพื่อให้บริการได้ดียิ่งขึ้น
แมคคินซีย์ แอนด์ คอมพานี การศึกษาแสดงให้เห็นว่าการปรับขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสมสามารถนำมาซึ่ง ผลผลิตเพิ่มขึ้น 30% -
คำถามที่พบบ่อย
ถาม: เวิร์กโฟลว์ใน SharePoint คืออะไร
ตอบ: เวิร์กโฟลว์ใน SharePoint คือชุดของขั้นตอนอัตโนมัติที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการและงานทางธุรกิจ โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายเอกสาร งาน หรือรายการระหว่างผู้ใช้หรือกลุ่มเพื่อการอนุมัติ ตรวจทาน หรือแก้ไข
ถาม: ฉันจะสร้างเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint ได้อย่างไร
ตอบ: เมื่อต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint คุณต้องระบุกระบวนการทางธุรกิจหรืองานที่คุณต้องการทำให้เป็นแบบอัตโนมัติก่อน จากนั้นใช้ SharePoint Designer หรือ Microsoft Power Automate เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่ตรงกับความต้องการของคุณ
ถาม: SharePoint Designer คืออะไร
ตอบ: SharePoint Designer เป็นเครื่องมือฟรีจาก Microsoft ที่ให้คุณปรับแต่งและสร้างเวิร์กโฟลว์ภายใน SharePoint โดยมีการดำเนินการและเงื่อนไขมากมายที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนซึ่งทำให้กระบวนการทางธุรกิจและงานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
ถาม: Microsoft Power Automate คืออะไร
ตอบ: Microsoft Power Automate เป็นเครื่องมือบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระหว่าง SharePoint และแอปพลิเคชันอื่นๆ มีเทมเพลตและตัวเชื่อมต่อมากมายที่ทำให้กระบวนการสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองง่ายขึ้น
ถาม: ฉันจะทดสอบและแก้ไขจุดบกพร่องเวิร์กโฟลว์ SharePoint ของฉันได้อย่างไร
ตอบ: SharePoint Designer และ Microsoft Power Automate มีทั้งเครื่องมือทดสอบและดีบักที่ช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้และแก้ไขปัญหาเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ คุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์การบันทึกในตัวของ SharePoint เพื่อติดตามสถานะของเวิร์กโฟลว์ของคุณและระบุปัญหาใดๆ
ถาม: มีวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์ SharePoint หรือไม่
ตอบ: ใช่ มีวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายประการที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ SharePoint รวมถึงการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การใช้ชื่อที่สื่อความหมายสำหรับการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณ การรวมการจัดการข้อผิดพลาดและเส้นทางการยกระดับ การทดสอบและการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ และสร้างความมั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับการฝึกอบรม ในเรื่องการใช้และคุณประโยชน์
